2021/11/15

電子承認システムの主な機能と導入までの流れ

電子承認システムの主な機能と導入までの流れ

これまで、紙で運用していた書類をペーパーレス化するために、電子承認システムの導入を検討されている方が増えてきています。電子承認システムが求められている背景としては、2005年に「e-文書法」が施行され、これまでは紙で保存する必要があったものをスキャンしたデータで保存できるようになり、以降も法改正によってますます電子化が進むようになりました。
この記事では、電子承認システムを導入するメリットやシステムの選定・導入方法について解説しておりますので、ぜひご参考ください。
 

電子承認システムとは

電子承認システムとは、業務を進めるうえで必要な申請から承認までの作業をパソコン上で完了させられるシステムです。「稟議システム」や「電子決済システム」などとよばれる場合もあります。
電子承認システムを導入すれば紙の書類を作成する必要がなくなるため、社内のペーパーレス化を推進できます。申請から承認までの流れもスムーズになり、業務効率化も実現可能です。

 

目的別で選ぶ電子承認システムに必要な機能

目的別で選ぶ電子承認システムに必要な機能

電子承認システムは、自社の目的に応じて選ぶ必要があります。目的に対して必要な機能をまとめると、以下の通りです。

電子承認システムの導入目的 必要な機能
書類作成の効率化 申請書類のフォーマット作成・複製
社内稟議の効率化 進捗状況の確認・承認者のルート設定
コンプライアンスの強化 アクセス制限・非改ざん証明
業務全般の効率化 基幹システムとの連携

電子承認システムにはさまざまな種類があり、それぞれ備えている機能は異なります。特徴を踏まえてそれぞれを比較し、自社にとって最適な電子承認システムを選びましょう。

 

電子承認システムは複数の業務データを統合できるものがおすすめ

電子承認システムを検討するときは、承認作業そのものだけでなく、他の業務もまとめて管理できるシステムを探すのがおすすめです。たとえば、承認作業とともに経費精算や勤怠管理などの業務もまとめて運用できるシステムなら、さらなる業務効率化を実現できます。 さまざまな業務を統合できるシステムを活用し、よりスムーズに業務を進められるようにしましょう。

 

電子承認システムの導入手順

電子承認システムの導入手順

電子承認システムを導入するときは、社内の状況を正確に把握する必要があります。具体的な導入方法を解説します。

 

1.電子化する書類と業務を整理する

電子承認システムの導入を検討する際は、あらかじめ電子化できる書類と電子化できない書類を分類しておきましょう。 たとえば、一般的な契約書類、会計帳簿、事業報告書などはいずれも電子化が可能です。電子化すると膨大な書類を簡単に整理でき、検索もしやすくなります。業務の効率化にもつながりますので、人事・総務・経理担当者と打ち合わせしながら計画しましょう。

 

2.利用範囲・承認ルートを把握する

書類によって、部門内で承認作業が完結する書類もあれば、管理職のみで締結する書類もあるかと思います。それぞれの書類を電子承認システムで適切に扱うためには、利用範囲や承認ルートを把握して正しく設定する必要があります。 また、作業が二重で発生したり、承認が滞りやすいプロセスがあったりする場合は、業務フローの改善についても併せて検討しましょう。

 

3.導入担当・メンテナンス担当を決定する

電子承認システムの導入時は、社内のルールを適用するために設定をしなければなりません。そのため、導入の際にどこまでサポートしてもらえるか確認しておくと安心です。 また、システムの導入にあたっては、担当者を決めておく必要があります。導入担当だけでなく、運用を開始してからのメンテナンス担当もあらかじめ決めておくと、スムーズに運用しやすくなります。導入後の運用まで考慮したうえで、最適な役割分担をしましょう。

 

4.システムの選定・試験導入を実施する

電子承認システムを選ぶためには、あらかじめ導入目的や利用範囲を明確にし、自社にとってどのような機能が必要か洗い出しておきましょう。必須の機能とあったら便利な機能を区別して優先順位を決めておくと、システムを選定しやすくなります。 また、いきなり全社的に導入するのではなく、まずは小規模で運用して問題がないか確かめておくと安心できます。電子承認システムのなかには無料トライアルを実施できるシステムもあるため、無料期間をうまく活用しましょう。

 

まとめ

ペーパーレス化とともに業務効率化を進めるためには、電子承認システムを導入すると効果的です。セキュリティの強化にもつながるため、自社の重要な情報を安全に管理しやすくなります。

株式会社 ITCSのManageOZO3は、簡単な操作で使用できる高機能な電子承認システムです。経費精算や勤怠管理など、さまざまな業務を管理するためのアプリを必要に応じて追加できます。ERPパッケージやSalesforce、kintoneとのデータ連携も可能です。電子承認システムをご検討の際には、ぜひお問い合わせください。

 

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