2021/07/12
経費精算とは?間違いやすい経費と費用の違いや対象となるもの、業務フローまで紹介!

基礎からわかる経費精算経費精算とは、業務上で営業や出張などで発生した経費を精算することです。
この記事では経費精算について理解しておきたい経理・総務・情報システムの実務責任者向けに、経費精算の概要、「経費」と「費用」の違い、経費精算の対象となるもの、業務フローなどについて網羅的に解説します。ぜひ参考にしてください。

 

目次

経費精算とは
間違えやすい「経費」と「費用」の違いとは
経費精算の書類の種類
経費精算の業務フロー
効率的に経費精算業務を行う方法
まとめ

 

経費精算とは

経費精算とは、従業員が行った立替払いを会社が支払いのために処理することをいいます。
例えば、研修時の宿泊費や得意先に訪問した際の交通費、接待した際の接待交際費、リーフレット作成費用などの広告費などがあげられます。
経費精算を行うためには、領収書に代表される証憑(取引を証明する書類)が必要になります。申請は上司や経理部に行い、経費精算が承認されると、費用が払い戻される仕組みが一般的です。

 

間違えやすい「経費」と「費用」の違いとは

「経費」は「費用」と間違えられやすいですが、それぞれ異なる意味があります。
費用は会社が支出したすべてのコストのことで、会社の経済を減少させること全般を指します。費用に含まれるものは、材料費や人件費、労務費などさまざまです。
経費は、会社運営に発生する全ての費用の中で、業務上必要で売り上げにつながるものを指します。経費と費用は非常に近い意味がありますが、イメージとしては「費用」の中に「経費」が含まれると考えると良いでしょう。
例えば、業務上必要な旅費交通費は経費になりますが、プライベートで発生した旅費交通費は経費になりません。財務会計では利益から費用を引いて、収益を計算する仕組みになっています。

 

経費精算の対象となるもの

経費の対象となるものは、「売り上げにつながるもの」です。前述したとおり、業務上必要な費用が経費となります。そのため判断基準は、事業運営や売り上げにつながった費用かどうかです。
具体的には以下の費用が経費精算の対象となります。

  • ・旅費
  • ・交通費
  • ・交際費
  • ・広告宣伝費
  • ・通信費
  • ・水道光熱費
  • ・消耗品費
  • ・事務用品費
  • ・図書費
  • ・減価償却費
  • ・保険料
  • ・支払い手数料
  • ・地代家賃

 

もし経費精算で迷ったら、上記の例を参考にしてください。

 

経費精算の対象とならないもの

経費精算の対象とならないものは、個人として使った支出やそもそも経費ではない支出です。
例えば、個人の食事代や友人と会食費や交際費などは経費とはなりません。経費となるのはあくまで売り上げにつながる活動にかかった費用であり、プライベートの支出とは別と考える必要があります。
その他、プライベートの旅行旅費や交通費、私物の購入費用や家庭で使う日用品の費用も対象外です。また、法人税や住民税、事業税など企業の利益にかかる税金はそもそも経費になりません。

 

経費精算の書類の種類

複数の領収書と電卓続いて、経費精算の書類の種類を解説します。

 

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、経費の不足分や余剰分を精算するための書類です。例えば、タクシー代や宿泊したホテルなど、仮払経費申請書で先払いされた経費を精算します。

出張費精算書·旅費精算書

出張費精算書·旅費精算書は、社員旅行や出張などに伴う費用を精算する書類です。出張費精算書と旅費精算書をまとめて運用している会社や別々に運営している会社もあります。会社ごとのルールは明確にしておきましょう。

 

経費精算の業務フロー

ここからは経費精算の業務フローを6つの手順に沿って解説します。

 

1.経費精算書を作成する

まずは、経費精算書を作成するステップです。例えば、営業職の場合は出張費などの急な支出が多いため立替払いが多くなりがちですが、帰社後などにもれなく経費精算書を作成する必要があります。経費精算書に記載する事項は、目的や金額、支払い日時などです。その際、証拠書類となるレシートや領収書なども一緒に貼り付けます。

2.上司の承認·確認

経費精算書は直属の上司にあたる人が行う場合が多いです。経理担当者へ提出する前に申請内容と清算内容におかしな点がないかを確認します。直属の上司が経費精算書以外にも多くの業務を抱えているなどの場合、チェックが甘くなることもあるため注意しましょう。

3.経理担当者へ提出

上司の承認、確認が終わると経理担当者に経費精算書を提出します。提出された経費精算書は、経理担当者がチェックしていきます。

4.金額や経費精算書を確認する

経理担当者は、受領した経費精算書の内容と添付されている領収書や経費精算書に相違がないか確認します。
ここでは、経費精算書の内容に誤りがないかがポイントです。実際の経理現場では基本的な記載事項が守られていないケースも多くあるため、ここでのチェックは重要です。
経費精算の方法や基準は、会社によってルールが異なる場合があります。

5.仕訳·会計処理を行う

経理担当者は、受領した経費精算書の内容と添付されている領収書や経費精算書に相違がないか確認します。
ここでは、経費精算書の内容に誤りがないかがポイントです。実際の経理現場では基本的な記載事項が守られていないケースも多くあるため、ここでのチェックは重要です。
経費精算の方法や基準は、会社によってルールが異なる場合があります。

6.従業員に支払いが行われる

経費精算の処理が済むと、給与支給日に立て替えていた費用の支払いが行われます。
なお、経理上の仕分け項目は未払金/現金預金となります。内訳は従業員に対して未払金を支払った、という意味です。

 

効率的に経費精算業務を行う方法

生産性アップを表す棒グラフここからは、効率的に経費精算業務を行う方法を解説します。

  • ・経費精算システムを使う
  • ・アウトソーシングを使う

 

経費精算システムを使う

経費精算システムとは、必要な書類の申請や承認を行うシステムのことです。
昨今ではICカード連携や写真撮影機能による自動化も進んでいるため、効率的に経費精算を行えます。また、社内の状況や経費ルールにあわせたカスタマイズを行える点も特徴です。その他、申請や承認作業の負担軽減や、不正な申請の防止にもつながります。

 

アウトソーシングを使う

アウトソーシングとは、経理業務や経費精算業務を外部に委託できるサービスのことです。社内の業務を減らし、経理業務の負担を軽減できます。また、アウトソーシングを行う外部委託先は経理業務のプロ集団です。その分野のプロに依頼できるため、業務の質も高いです。
ただし、デメリットとしてコスト面で高くつくことがあります。そのため導入の際は費用対効果をしっかりと検討することが大切です。

 

まとめ

経費精算は営業活動を行っていると必ず発生するプロセスです。発生した経費は正しく精算し、会計処理をする必要があります。本記事で紹介した「経費になる費用とならない費用」、「経費精算書のフロー」を参考にして、正しく処理を行える仕組みづくりを行いましょう。

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