2022/03/23

予算管理システムの選び方|予算管理の進め方と必要な機能を解説

予算管理システムの機能

予算管理を進めるうえでは、予算と実績を適切に管理しなければなりません。
そのためにはシステムを活用するとよりスムーズです。

この記事では、予算管理の強化や効率化を目指している企業の経理・総務・情報システムの実務責任者へ向けて、予算管理にはどのような機能が必要なのか解説します。
予算管理の概要やシステムの選び方も解説するため、ぜひ参考にしてください。

 

予算管理の目的

予算管理を行えば数値化された明確な目標を設定できるため、今後の活動計画についてより具体的に考えることが可能です。
また、予算との対比により、実績の進捗状況についても把握しやすくなり、活動計画の妥当性についても判断しやすくなるでしょう。

さらに、予算管理は経営の指針にもなります。
予算と実績の差異分析により、どのような軌道修正が必要かについて適切に判断できます。

 

予算管理の進め方

予算管理の進め方

予算管理は、予算の編成(Plan)・執行(Do)・フィードバック(Check・Action)のPDCAサイクルに沿って進めるのが基本です。
ここでは、それぞれでどのような取り組みが必要であるか解説します。

 

予算の編成(Plan)

まず予算を数値で具体的に定め、目標をどのように達成するか計画を立てます。
最初に会社全体での予算方針(利益目標)を決定し、その上で各部門が各々の部門別予算を策定します。
たとえば、営業部門では市場予測や過去の実績などをもとに売上の予測を立て、現実的な予算を編成します。

また、製造部門では、売上を達成するに商品をどの程度生産する必要があるか計算します。
単に売上をイメージするだけでなく、原価も考慮しましょう。

部門別予算の積み上げ(合計)と全社予算とで生じる乖離を、経営陣と現場部門で調整しながら予算修正を繰り返し、最終的な予算を確定します。
現場部門も予算調整に積極的に関与することで納得感のある予算となり、目標達成に対するモチベーションが向上します。

 

執行(Do)

決定した予算をもとにし、目標を達成するために必要な活動に落とし込んで業務に取り組みます。
業務を進めるうえでは、具体的にどのような活動を行ったのか記録に残すことが大切です。
いつ誰がどのような活動を行ったのか把握できると、目標を達成するために必要な改善も実践しやすくなります。

また、予算管理を徹底するためには、日々の業務で従業員が予算を意識しやすい環境を作る必要があります。
予算管理を進めつつ、そのような仕組みの構築についても検討しましょう。

 

フィードバック(Check・Action)

予算と実績をチェックし、目標を達成するために計画した活動の状況や成果を確認します。
確認は短いサイクルで行うほどタイムリーに現状把握できますが、負担も大きくなります。
基本的には1ヵ月ごとが望ましいですが、季節変動なども考慮し最低でも3ヶ月単位で行いましょう。

予算との乖離がある場合はその原因を分析して活動計画を改善し、以後の活動において実践します。
きちんと現状を確認する仕組みができると、予算管理の目的も達成しやすくなります。

 

予算管理システムの機能

予算管理システムの機能

予算管理を行う場合、システムを活用するとスムーズに進められます。
予算管理システムにはさまざまな機能があり便利です。
ここでは、予算管理システムに備わっている具体的な機能について解説します。

 

予算編成

予算管理システムには、予算を編成するための機能がついています。
登録された予算データを自動集計し、自社の管理状況に応じた予算を立てることが可能です。
前年の実績との対比やセグメント別集計予算をレポートとして表示でき、根拠となる数字も明確に示されるため、予算編成の妥当性を客観的にチェックできます。

それまでは担当者が手動で行っていた予算集計作業をシステム上で実行できるので効率的で、かつ適切な予算を立てやすくなります。

 

実績集計

予算管理システムでは、実績の自動集計とモニタリングが可能です。
目標達成に向け取り組んだ活動の状況を適宜チェックし、予算と実績の差額がどの程度生じているか確認できます。
システムならリアルタイムでのモニタリングが可能なため、必要なタイミングで現状を正しく把握できます。

目標達成の足かせになるような要因を見つけた場合、スピーディな対策をとることも可能です。
予算と実績の乖離が大きい場合は早い段階で再編成ができ、適切な予算に変更できます。

 

予算検証

予算管理システムにおいては、予算についてのシミュレーションも行えます。
複数の予算を登録できるため、さまざまなパターンごとの予算を算出できます。
それぞれを比較すれば、自社の状況に最も適した予算を選択可能です。

予算検証を有効活用すれば、予算編成の精度をアップさせられます。
そのうえでPDCAサイクルに則って着実に活動を進めると、作成した予算を達成しやすくなるでしょう。

 

予実差異分析

予算管理システムでは、予実差異に関する分析も可能です。
予算に対してどの程度の実績が出たかチェックし、目標の達成具合を評価します。
レポートやグラフにより視覚的にわかりやすく分析結果が表示されるため、自社の状況を正しく把握できます。

次の予算編成の精度をさらに上げるためには、予算に対する実績を適切に評価することが大切です。
予算管理システムの機能を活用すれば、予算管理の効果をよりスムーズに高められるようになるでしょう。

 

予算管理システムを活用するメリット

予算管理システムを活用すると、予算管理をより正確に行えるようになります。
データに基づいて正しく状況を把握し、データを最大限に活かした予算編成を実現できます。

リアルタイムで状況を確認できるので、どのような場面でも目標を達成するためには何が課題なのかを適切に判断できるでしょう。
予算管理システムには、単に予算を管理するだけでなく、目標を達成しやすくする効果も期待できます。
また、予算管理を適切に進められるようになることで、経営判断に役立つデータも得やすくなります。

 

予算管理システムの選び方

予算管理システムの選び方

予算管理システムを選ぶ際のポイントとして重要なことは、これまで予算を管理していたExcelのデータを移行できるかどうかです。
また、実績収集においては会計システムなどの他システムからの連携も必要になるので、データ収集・データ連携機能の確認も必要です。

機能性と費用を確認し、自社にとってどの程度の費用対効果を期待できるか確認しましょう。
自社の予算や実績の管理基準に対応できるかどうかもチェックしてください。

 

まとめ

予算管理は、企業経営を進めていくうえで重要な意味をもちます。
予算管理システムを導入すれば、よりスムーズに予算管理を進められるようになるでしょう。

株式会社ITCSの予実管理アプリは、予算管理をするうえで便利な機能が揃っています。
Excelのデータをそのまま取り込み、直感的な操作で予算管理が行えますので、導入や運用が手間になる心配もありません。

予算目標を達成するために、リアルタイム共有や自動集計ができる予算管理システムをお探しの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

 

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