2021/08/09
ワークフローシステムとは?企業タイプ別の選び方や選ぶポイントも徹底解説

ワークフローシステムの選び方
業務の効率化やペーパーレス化の推進のため、ワークフローシステムの導入を検討する企業が増えています。ワークフローシステムを効果的に活用するには、自社に適したシステムを選ぶことが大切です。
この記事では、ワークフローシステムの選定方法や、タイプ別におすすめのシステムの特徴について解説しているため、ぜひ参考にしてください。

 

目次

ワークフローシステムとは
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムのデメリット
ワークフローシステムはテレワークに最適
企業別のおすすめワークフローシステム
ワークフローシステムを選ぶ時の4つのポイント
ワークフローシステムを選ぶ時の注意点
まとめ

 

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、パソコン上で社内の各種申請書の承認や回覧ができるシステムのことです。稟議書や経費精算の申請ができることから、「稟議システム」や「電子決済システム」などの名称で呼ばれることもあります。

 

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入すれば、さまざまなメリットを得られます。ここでは、具体的なメリットについて解説します。

 

ペーパーレス化できる

従来、申請手続きは紙ベースで行われてきました。しかし、ワークフローシステムでは書類を電子化して手続きを進められます。社内のペーパーレス化を実現でき、資源やコストの大幅な節約につながります。

手続きをオンラインで完結できる

ワークフローシステムを導入すれば、申請、差し戻し、承認などの処理をすべてオンライン上で進められます。外出やテレワークなどによりオフィスから離れた場所にいるときでも、問題なくアクセスできます。

進行状況がすぐにわかる

ワークフローシステムでは、手続きの状況もリアルタイムで表示されます。承認担当者が差し戻しや承認を行った場合、申請者に対して通知されるためすぐに確認可能です。従来の承認作業のように状況がわからないまま待たされる心配はありません。

 

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムを導入する場合、デメリットといえる部分もあります。ここでは、どのようなデメリットが発生するのか解説します。

 

システムを調整する必要がある

企業によってワークフローはそれぞれ異なります。そのため、自社にワークフローシステムを導入する際には、システムを調整する手間がかかります。承認担当者の部署異動や退職があれば、その都度システムを調整しなければなりません。

電子化できない書類には対応できない

企業で扱っている書類のなかには、原本での保管義務がある書類もあります。そのような書類は電子化できないため、ワークフローシステムの導入後もそれまでと同様に紙ベースで管理しなければなりません。すべてを電子化できるわけではない点に注意しましょう。

活用できないとコストが無駄になる

高機能で複雑な業務をこなせるシステムを導入しても、社内の状況によっては使いにくい可能性もあります。現場で活用されなければ導入しても意味がなく、無駄なコストだけがかかる恐れがあります。自社の状況にあうシステムを選ぶ必要があります。

 

ワークフローシステムはテレワークに最適

新型コロナウイルス感染症の拡大により、多くの企業でテレワークが推進されています。テレワーク中は、紙の稟議書や申請書を回覧するといった従来のフローを実施できないため、ワークフローシステムの導入が不可欠です。
ワークフローシステムの中には、遠隔での運用が可能なクラウド型のシステムもあります。クラウド型のシステムを導入した場合、テレワーク中でも円滑にワークフローを進められます。

 

企業別のおすすめワークフローシステム

企業別ワークフローシステムの選び方
企業の規模や、ワークフローシステムに求める機能がどのようなものかによって、選ぶべきシステムは変わってきます。ここでは、企業のタイプ別に、おすすめのワークフローシステムの特徴について解説します。

 

【中小企業向け】業務システムに付随しているワークフローシステム

中小企業の場合は、ワークフローシステムを単独で導入するのではなく、勤怠管理とワークフローがひとつになっているようなシステムの導入をおすすめします。
勤怠管理システムの中には、ワークフロー機能が備わっているものがあります。このように業務システムとワークフローがひとつになっているものを選ぶことで、残業申請や有給申請を手動で反映させる手間を省けます。導入費用を安く抑えながら日々の業務を効率化できますので、脱エクセルやペーパーレスの第一歩として最適です。

 

【中堅企業向け】既存の基幹システムと連携できるワークフローシステム

中堅企業の場合は、すでに基幹業務のシステム化が進んでいるかと思われますので、新たにワークフローシステムを導入する際は、既存のシステムと連携できるものがおすすめです。
例えば、現在導入している基幹システムとAPI連携できるワークフローシステムを導入することで、申請・承認・仕訳データなどを手動で反映させる手間がなくなります。さらに、クラウドERPフロントであれば、システムのアップデートも提供会社が行ってくれますので、導入後の改修や保守について心配する必要がありません。

 

【大企業向け】他システムとの連携性と機能性が優れているワークフローシステム

大企業の場合は、基幹業務システムとの連携性に加え、承認ルートや条件分岐を細かく設定・変更できる機能性に優れたワークフローシステムがおすすめです。
大企業は中小企業や中堅企業よりもワークフローを利用する部門が多く、用途や権限設定が複雑になりがちですので、それだけ高い機能性が求められます。「申請・承認ルートをシステムに合わせて変更する」ということも難しいかと思いますので、現在の社内ルールを変えずにシステム側で調整できるものが良いでしょう。

 

ワークフローシステムを選ぶ時の4つのポイント

自社にあったワークフローシステムを選定するためには、以下で解説する4つのポイントを参考に比較検討しましょう。

 

1.業務に適したネット環境のシステムを選ぶ

ワークフローシステムなどのグループウェアは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分かれます。オンプレミス型は、自社サーバーに直接システムを構築するため、利用人数が多いほどサーバーの容量を確保する必要があります。また、初期投資にコストはかかるものの、自社にあったシステムを構築できる、既存システムとの連携がしやすい、セキュリティを強化できるなども特徴の一つです。
一方、クラウド型は、インターネットを通じてシステムを利用するため、時間や場所を選ばずにアクセスできます。少人数の企業にとって実用性が高いシステムですが、オンプレミス型に比べて、インターネット回線を利用するため、セキュリティ面に不安が残ります。

 

2.利用範囲に合わせたシステムを選ぶ

ワークフローシステムには、ワークフローに特化したタイプと、勤怠管理などの他業務に利用できる機能が搭載されたタイプなど、さまざまな種類があります。そのため、システムに移行したい業務の範囲を自社で検討しておくことが大切です。
また、既存システムの機能を見直すことで、ワークフロー管理機能が搭載されていることに気づくこともあります。たとえば、勤怠管理システムで休暇届を申請できる、経費精算システムで交際費申請ができるなどです。自社の既存システムの機能を把握したうえで、社内のワークフローシステムを一本化するのか、不足している機能を補えるワーフクローシステムを導入するのかを明確にする必要があります。

 

3.自社の承認フローに対応できるシステムを選ぶ

上述したとおり、企業の規模が拡大するほど、承認フローはより複雑化しやすい傾向があります。たとえば、承認ルートが直列だけでなく、並列や分岐、合議によって決まるケースや、承認方法が通常の承認に加え、一括承認や代行承認などの数通りの方法が存在するケースなども考えられます。
企業によっては、独自のルールを設けている場合もあるため、自社の承認フローにも柔軟に対応できるかどうかを見極めることが重要です。ワークフローシステムのなかには、複雑なワークフローに対応できる高機能フローエンジンが搭載されているものや、複数の経路や条件を設定し、自動的に経路を選択できる機能を有するものもあります。

 

4.現行の書式に対応しているシステムを選ぶ

ワークフローシステムは、仕様ごとに取り込めるデータの種類が異なります。たとえば、現行の申請書にExcelフォームを利用している企業の場合、Excelとのデータ連携が可能なワークフローシステムの選定が必要です。現行データが取り込めないシステムを選んでしまうと、申請書などのフォーマットを一から作成する手間が発生します。
ただし、システムの導入にあたって、申請書の書式を作り替えたい場合は、必ずしも現行の書式に対応しているシステムを選ぶ必要はありません。このように、書式の変更が不要な場合は、データ連携ができるシステムを選んだほうがデータの移行もスムーズに行え、迅速な導入を進められます。

 

ワークフローシステムを選ぶ時の注意点

ワークフローシステムを選ぶ時の注意点
デメリットでも紹介したように、ワークフローシステムの選定を誤ると、システムを業務に活かせない、導入コストが割に合わないなどの状況を招くことになります。システム選びで失敗しないためにも、以下の注意点を参考にして、自社にあったシステムを選びましょう。

 

操作が難しいものを選ばないようにする

ワークフローシステムは、経営層から各部署の社員まで、さまざまな人が利用するため、操作性が高いものを選ぶことが重要です。設定などが複雑で扱いづらいシステムを選んでしまうと、導入に失敗するケースもあります。
たとえば、操作方法を説明しても理解できず、システムを活用してもらえない場合や、ワークフローが滞り、かえって業務効率が下がる場合などが挙げられます。

 

ワークフローの内容や改善したい問題点を明確にしておく

ワークフローのマニュアルを作成していない場合は、システムの導入前にマニュアルの策定を進めておくことが重要です。ワークフローがマニュアル化されていれば、マニュアルを基軸にして自社にあったワークフローシステムを選定できます。マニュアル化されていないと、カスタマイズの限度を超え、かえって扱いづらいシステムにしてしまうケースもあります。
ワークフローシステムを効果的に活用するなら、自社にとって「現状の課題」「解決のために必要なことは何か」を明確にしたうえで、課題を解決できるワークフローシステムを選びましょう。

 

まとめ

ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までを迅速に行える仕組みを整備できます。業務効率化だけでなく、ペーパーレス化による印刷コストなどの経費削減も可能です。勤怠管理や経費精算などの業務の効率化を図りたい、テレワークを導入したい場合は、これらの機能を搭載したシステムを選びましょう。

ITCSの提供する「ManageOZO3」は、経費精算・勤怠管理・稟議申請(ワークフロー)など、あらゆる業務のデジタル化を推進いたします。総務人事部門のテレワーク推進にもご活用いただけます。テレワーク推進についてのご相談など、お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせはこちら