ワークフローシステムとは？企業タイプ別の選び方や選ぶポイントも徹底解説

ワークフローシステムを選ぶ時の4つのポイント

自社にあったワークフローシステムを選定するためには、以下で解説する4つのポイントを参考に比較検討しましょう。

1.業務に適したネット環境のシステムを選ぶ

ワークフローシステムなどのグループウェアは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分かれます。オンプレミス型は、自社サーバーに直接システムを構築するため、利用人数が多いほどサーバーの容量を確保する必要があります。また、初期投資にコストはかかるものの、自社にあったシステムを構築できる、既存システムとの連携がしやすい、セキュリティを強化できるなども特徴の一つです。
一方、クラウド型は、インターネットを通じてシステムを利用するため、時間や場所を選ばずにアクセスできます。少人数の企業にとって実用性が高いシステムですが、オンプレミス型に比べて、インターネット回線を利用するため、セキュリティ面に不安が残ります。

2.利用範囲に合わせたシステムを選ぶ

ワークフローシステムには、ワークフローに特化したタイプと、勤怠管理などの他業務に利用できる機能が搭載されたタイプなど、さまざまな種類があります。そのため、システムに移行したい業務の範囲を自社で検討しておくことが大切です。
また、既存システムの機能を見直すことで、ワークフロー管理機能が搭載されていることに気づくこともあります。たとえば、勤怠管理システムで休暇届を申請できる、経費精算システムで交際費申請ができるなどです。自社の既存システムの機能を把握したうえで、社内のワークフローシステムを一本化するのか、不足している機能を補えるワーフクローシステムを導入するのかを明確にする必要があります。

3.自社の承認フローに対応できるシステムを選ぶ

上述したとおり、企業の規模が拡大するほど、承認フローはより複雑化しやすい傾向があります。たとえば、承認ルートが直列だけでなく、並列や分岐、合議によって決まるケースや、承認方法が通常の承認に加え、一括承認や代行承認などの数通りの方法が存在するケースなども考えられます。
企業によっては、独自のルールを設けている場合もあるため、自社の承認フローにも柔軟に対応できるかどうかを見極めることが重要です。ワークフローシステムのなかには、複雑なワークフローに対応できる高機能フローエンジンが搭載されているものや、複数の経路や条件を設定し、自動的に経路を選択できる機能を有するものもあります。

4.現行の書式に対応しているシステムを選ぶ

ワークフローシステムは、仕様ごとに取り込めるデータの種類が異なります。たとえば、現行の申請書にExcelフォームを利用している企業の場合、Excelとのデータ連携が可能なワークフローシステムの選定が必要です。現行データが取り込めないシステムを選んでしまうと、申請書などのフォーマットを一から作成する手間が発生します。
ただし、システムの導入にあたって、申請書の書式を作り替えたい場合は、必ずしも現行の書式に対応しているシステムを選ぶ必要はありません。このように、書式の変更が不要な場合は、データ連携ができるシステムを選んだほうがデータの移行もスムーズに行え、迅速な導入を進められます。