2020/10/30
#OZO3活用術 勤怠応用編 vol.1 テレワークの課題を解決するOZO3勤怠活用法

こんにちは!
#OZO3活用術では、みなさまにOZO3の魅力をいっぱい知っていただくため、機能や活用方法を紹介させていただきます。みなさまの業務改善のヒントにしていただけたら嬉しいです!

 

勤怠応用編 vol.1テレワークの課題を解決するOZO3勤怠活用法

近年、新型コロナウイルスの影響もあり、出社の自制や勤務体系の変化により、テレワークやリモートワークを導入している企業様が多いのではないでしょうか?実際に弊社が行った「新型コロナ禍における働く環境変化」アンケートでも、9割以上がリモートワークを実施しているという結果になりました。

今回は、そんなテレワークの課題を解決する、OZO3勤怠の活用術をご紹介いたします!

 

テレワークにおける課題

テレワークを導入すると、フレキシブルな働き方を実現できるメリットもある一方、やはり課題もいくつあると思います。例えば、管理者側は「従業員の働きが見えないため、業務効率が落ちていないか不安」、従業員側は「一人の作業で時間管理をされていないために、残業申告がしづらい」など、管理上の不安によるチームワークの低下を招きかねません。

そのような課題や不安をは「一定の運用ルール」を決め、OZO3勤怠の「各種打刻」と「日報登録」を工夫し従業員の働き方を視える化することで、解消することができます。

では、実際に弊社でも行っている活用法をご紹介します!

 

1: 打刻方法の制限による出勤状況チェック

打刻方法を特定することにより、その日の出勤状況を確認する方法です。

テレワーク時:ポータル打刻(PCブラウザからの打刻)
出社時:打刻機械による打刻

このように打刻方法を特定することで、テレワーク時はPCを使用していること、出社時は実際に会社に来ていることの判断ができるようになります。

 

2: 事前申請の徹底による意識改革

残業や休暇の事前申請を徹底し、社員の意識のゆるみをなくす方法です。

OZO3勤怠の各申請書には、「事前」「事後」の設定があります。例えば残業申請の場合、当日の17時までに申請すると事前、それ以降だと事後とします。そうすることにより、事前に計画性を持って仕事するという意識が生まれます。また、事後申請になってしまった場合にも、理由の記入を必須とすることで、その残業が必要であったかどうかの判断を従業員、管理者ともに確認し合うことができます。

 

3: 在宅勤務と通常勤務の視える化

OZO3勤怠には「拡張事由」という、日報にチェック項目を付加する機能があります。例えば、「テレワーク」「出社」というチェック項目を追加し、日報登録時にどちらかをつけてもらい、備考にはその理由を書くというルールを決めます。このように申請を回すと、必ず管理者に出社状況を確認してもらえるフローを組むことができ、お互いに実労働の証明をしあうことができます。また、拡張項目と備考を必須項目にも設定できるため、登録忘れ防止にもつながります。

さらに、テレワーク、出社それぞれの回数も把握することができるので、回数に応じた必要な手当をつけるなど、給与計算時にも利用することができます。日報申請利用時は、拡張項目と備考を必須項目にも設定できるため、登録忘れ防止にもつながります。

ITCSでは出勤日の場合のみチェックを入れてもらうことで、出勤日を管理しています。詳細な情報や使い方は、お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。

 

まとめ

新しい働き方には、それぞれメリットとデメリットがあります。その中で、勤怠管理のルールを決めて正しく運用することで、従業員と管理者の信頼関係を保ちながら新しい働き方を推進していくことが重要です。また、ルール守ることは運用面のメリットだけれはなく、日々の業務の効率アップへの意識改革にもつながります。

OZO3勤怠で正しい勤怠管理をし、新しい働き方を楽しく、効率的していただきたいと思っております!


その他の活用術はこちら
#OZO3活用術 勤怠基本編 vol.1 打刻方法について
#OZO3活用術 勤怠基本編 vol.2 簡単便利な残業申請


最後までお読みいただきありがとうございました。