2021/10/22

電子帳簿保存法改正 施行間近!ManageOZO3やManageACではどうなりますか?

小出:こんにちは、営業部の小出です。
来年の1月に改正となる電子帳簿保存法の施行を控えて、お客様からのお問い合わせが増えてきました。今日は、この電子帳簿保存法の製品対応について開発チームの神戸さんにお話を伺います!
(写真:左から営業部の小出さん、開発チームの神戸さん)

 

電子帳簿保存法改正 令和4年1月1日施行

小出:最近、お客様から電子帳簿保存法の対応について聞かれることが多くなってきました。
会計管理アプリは、電子帳簿保存法の改正に対応してますかって。

神戸:電子帳簿保存法はそれぞれの要件に対して、法解釈と機能を照らして考えないといけないから、ひとことで対応しているかどうかを聞かれると即答に困りますよね(笑)

小出:はい・・・。
なので、今日は神戸さんに色々教えて頂こうと思っています。よろしくお願いします!

 

改正前、ManageOZO3やManageACでできていること

神戸:改正前の今でも、電子帳簿保存法の制度を利用しているお客様がいることは知っていますよね。

小出:はい、会計管理アプリをご契約されているお客様で何社か利用されているはずです。

神戸:そのお客様は、どのように運用されているかはわかりますか?

小出:みなさん、タイムスタンプオプションを利用されています。

神戸:そうですね。ManageOZO3やManageACは、基幹といわれる会計システムではないので、仕訳帳や総勘定元帳といった国税関係の帳簿については対象に入ってこないですが、その元となる取引には関係してきます。

小出:立替経費の精算や取引先支払精算ですね。

神戸:はい、領収書や請求書を受け取って、それを添付して精算しますよね。
これらは、電子帳簿保存法の四条三項に規定されている財務省令で定める書類以外のもので、スキャナ保存が認められているんです。

小出:紙で受け取った領収書や請求書をスキャンして、PDFや画像ファイルとして保存した後にタイムスタンプを押すんですね。
スキャンは、スマホやデジカメでもOKでしたね。

神戸:領収書や請求書の受領者か代理人がスキャンをして、会計管理アプリにセットでついてくる帳簿書類管理アプリに保存してからタイムスタンプを押します。そして、経費申請や接待交際費申請、支払申請といった申請書に添付してワークフローにのせるという運用ですね。
ManageOZO3やManageACで会計システムに連携する仕訳データを作成しますが、摘要には証憑に付与される番号(書類整理番号)を入れることで関連性を担保しています。
なので、現行の制度では、会計管理アプリとタイムスタンプオプションを契約して頂ければ良かったのですが、改正法では少し変わってくるの。

小出:え、そうなんですか?

 

電子帳簿保存法改正によって変わること

神戸:まず、タイムスタンプオプションを利用して現行の制度を利用されていたお客様は、特に影響がないので、安心してくださいね。
むしろ、改正によって緩和された要件があって、タイムスタンプは必須ではなくなるんです。

小出:タイムスタンプを押さなくても良くなるんですか?

神戸:保存したデータの訂正や削除の履歴が残るようになっていたり、そもそも訂正も削除もできないシステムの場合は、タイムスタンプの代用ができるようになりました。帳簿書類管理アプリは、訂正や削除の履歴が残るので、その要件は満たされるシステムという事になります。
これまで通り、紙で受領した領収書や請求書をスキャンして帳簿書類管理アプリにアップロードしますね、それを添付して申請して頂ければ大丈夫です。

小出:そうなんですね。
それから、今回の改正では電子ファイルで受け取った請求書の保存方法が変わると聞いたんですが。

神戸:そうですね、クラウドサービスではメールで請求書のPDFファイルが送られてくる事がありますよね。そういった電子ファイルで受けっとったものは、これまではプリントアウトしての紙保存が認められていたのですが、改正後は電子データとして保存しなければならなくなります。

小出:受け取ったファイルにはタイムスタンプを押すのですか?

神戸:必ずしもそうではないです。
受け取った電子ファイルは既にタイムスタンプが押されているものもあるでしょうし、色々な企業から送られてくるファイルの状態は同じではないでしょうね。
電子ファイルについてもスキャナ保存と同じように保存要件があるので、施行前に対応方法を整理しておく事をお勧めします。
タイムスタンプを押さなくても、帳簿書類管理アプリでスキャナ保存と同じように管理する事もできます。

 

電子取引における運用注意ポイント

運用要件として以下の4種類のうちいずれか1つを満たす必要があります。③・④についてはタイムスタンプを利用しなくても運用することが可能です。

運用要件①相手先によるタイムスタンプ付データの受領

タイムスタンプが付いているファイルであるかのチェックは事実上難しいのが実情です。タイムスタンプを付すシステム(当社:アマノ社、他セイコー社など)によりチェック方法が異なり、判別が難しいことが理由です。従って相手先との取引を開始する時点でタイムスタンプの確認手順を把握しておくことを推奨します。

運用要件②当方によるタイムスタンプを付ける

当社製品含め何かしらの方法でタイムスタンプを付ける。但し取引先や証憑種類によって「既にタイムスタンプが押されている」「暗号化されたファイル」「読み取り専用」などタイムスタンプが付けられないといった場合の運用ルールを規定しておく必要があります。

運用要件③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用

当社製品含め電子帳簿保存法に適合したシステムへ保管する。また電子取引による証憑であることを区別する為、帳簿書類管理アプリの「書類種別」に [スキャナ保存]/[電子取引]といった区分を設定し、内部監査や税務署の確認の際に要件を満たしているか確認に利用します。また電子取引であることを証明する為に、メールであればメールのPDF、EDIであればそのシステムの番号、インターネットシステムであればそのURLなどの情報を帳簿書類管理アプリの備考に保存する必要があります。

運用要件④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

ルールを策定し運用する方法になります。税理士や専門のコンサルタントに運用ルール策定に参画してもらうことを推奨します。

 

ManageOZO3やManageACの申請書を使用しない支払いの請求書や、その他の一般書類は保存できる?

小出:なるほど、運用イメージがわいてきました。
ところで、ManageOZO3のユーザーさんは、債権債務管理オプションを入れていないと仕入先から受領した請求書については対応できないという事でしょうか。

神戸:そうですね、請求書は取引の中間課程で作成される書類として資金の流れに関係するので、重要書類に位置付けられます。ですから、取引の連動性を確認できる情報が保存データとして必要になりますね。
取引先への支払いを対象としている債務管理機能では、支払申請をする時に帳簿書類管理アプリに保存されている請求書データを選択・添付すると、帳簿書類管理アプリ上では申請番号を情報として持つようになります。これで関連性も管理できるようになります。

小出:オプションがない場合はどうなるのでしょうか。

神戸:帳簿書類管理アプリに請求書データをアップロードする事はできます。備考に任意情報を入力できるので、お客様が管理情報を入力して関連性の確保をして頂ければ、保存システムとしてはご利用頂けます。

小出:そうすると、請求書以外の書類もOKなのでしょうか。

神戸:見積書や注文書などの重要度が低い一般書類についても同様ですね。
帳簿書類管理アプリでは書類の種類を任意に分類管理でき、保存書類の検索に利用できます。関連性の確保はお客様責任となりますが、ご利用幅を広げて頂く事は可能ですね。

 

JIIMA認証

小出:ManageOZO3、ManageACともにJIIMA認証を取得しましたね。

神戸:はい、こつこつと機能充足をはかってきました。認証製品として安心して使っていただきたいです。
電子帳簿保存法は、書類保存の二重管理を回避してデジタル化を推進する役割を担っています。お客様の業務改善に大いに役立てるよう開発チームも頑張っていきたいと思います。

小出:はい、今日はありがとうございました!

※電子帳簿保存法の対応はManageクラウド利用が前提となります。
※JIIMA認証
 ManageOZO3/バージョン3.24.0
 ManageAC/バージョン 2108.0

【JIIMA認証取得についてのお知らせ】

https://itcs.jp/2021/10/27/denchouhou/

 

文責:CSプロジェクト/柳川美和