2021/07/26
予実管理の必要性とは?具体的な手順や実施ポイント・効率化の方法・注意点を解説

基礎からわかる予実管理予実管理は、戦略的な企業経営を行ううえで欠かせない業務の1つです。しかし、企業の規模が大きくなるほど管理しづらくなるため、これまで以上に正確な予実管理が求められます。この記事では、予実管理の実務責任者に向けて、予実管理の必要性やメリット、具体的な手順、効率化の方法などについて解説します。

 

目次

予実管理とはどのような業務なのか
各部署で予実管理を行う必要性
予実管理を行うメリット
予実管理を行う手順
予実管理を実施する際のポイント
予実管理を効率化する方法
ツール選びで気をつけるポイント
まとめ

 

予実管理とはどのような業務なのか

予実管理を適正に行うためには、業務内容を把握しておく必要があります。以下では、具体的な業務内容について解説します。

 

予算の設定や実績との比較を行う

予実管理とは、4半期や半期、1年間など設定した期間ごとに、予算と実績を管理する業務のことです。予算には、売上や人件費、経費などをあらかじめ設定しておき、実績を集計したうえで予算比の分析を行います。予実管理で集計したデータは、経営目標の達成度を評価する場合や来期の予算設定を行う場合に活用されます。

 

予算を設定する部署に不可欠な業務

予実管理は、予算の設定を行うすべての部署や部門で実施する必要があります。予算と実績を比較したときに差異がみつかった場合は、問題や課題を洗い出したうえで対策を検討します。これらのデータを蓄積すれば、自社の経営状況の推移はもちろん、強みや弱みを把握する際にも有効です。

 

各部署で予実管理を行う必要性

予実管理の必要性ここでは、各部署で予実管理が必要とされる理由について解説します。

 

経営上の課題やリスクを迅速に把握できる

予実管理の実施により、集計したデータから経営活動における問題や課題の洗い出しを迅速に行えます。予実管理のデータから把握できることは、現状や課題、今後起こり得る経営上のリスクなどです。これにより、事業者や経営層は、正確なデータや分析などを根拠にした、迅速な経営判断が可能になります。

 

数値目標の設定や見直しに役立てられる

予実管理によって集計されたデータは、現状の問題や課題を洗い出すためだけでなく、過去のデータをもとに来期の現実的な予算を立てるうえでも有効です。適正な予算を設定できれば、部門や部署ごとに数値目標を立てやすくなります。
ただし、リアルタイムでデータを確認するためには、日報などの管理も不可欠です。

 

健全な経営状況を証明できる

予実管理で集計されたデータは、企業が健全な経営を行っていることの証明になります。そのため、社内での新事業の提案や金融機関などへ融資の申請を行う際などに、データを根拠として有効活用できます。根拠となるデータをもとに交渉やプレゼンテーションなどを進めたほうが、取引先などの社外からの信頼を得るうえでも効果的だからです。

 

予実管理を行うメリット

予実管理の実施によって得られるメリットは、経験や勘に頼った感覚的な判断によるミスを防げるうえに、根拠となるデータにもとづいた経営判断が行えることです。また、部署ごとに管理を行えば、具体的な数値目標を設定できます。
さらに、データを分析し、今後に起こり得るリスクなどを正しく読み取れる力を養えるため、管理者層の育成にもつながります。結果的に、層の厚い組織基盤もつくれ、長期的な経営活動の一環としても有効です。

 

予実管理を行う手順

予実管理を適正に行うためには、全体の流れを把握しておく必要があります。以下の手順を確認しておきましょう。

 

1.達成したい営業利益を目標に定める

まずは、ゴールとなる目標を明確にする必要があります。明確な数値目標がなければ、具体的な予算計画は立てられません。来期の予算を立てる場合は、前期や今期の実績を分析したうえで、営業利益を設定します。現実離れをした高すぎる目標を立てれば、従業員のモチベーションを下げる可能性があるため、達成可能な数値を目標にしましょう。

2.予算を立てる際に必要なデータを収集する

次に、予算の設定に必要なデータを集めます。過去のデータを参考にする場合は、数値だけでなく、その年度の年間スケジュールや想定外の事態などがなかったかも確認しておく必要があります。また、繁忙期や閑散期がある場合は、年間の平均を参考にしましょう。

3.集めたデータをもとに来期の予算を設定する

参考データを分析し、来期の予算を決めていきます。予算は、企業の実力を把握したうえで、軽々と達成できる数値よりもやや高めに設定することが重要です。
予算が高すぎる場合と同様に、予算の未達成を恐れて低い予算を設定した場合にも、従業員のモチベーションを下げることになります。あわせて、それぞれの部署で毎月の予実管理を行えば、さらに精度を高められます。

4.月次決算を行う

毎月末に月次決算を実施して予算と実績を比較すれば、予算との差異をいち早く把握できます。そのため、次月以降の予算を見直したり業務の調整を行ったりするなど、軌道修正を迅速に行えるようになります。
もし実績の確認を怠れば、予算との差異を年度末まで気づけないまま、経営の悪化を招いてしまうかもしれません。

5.PDCAサイクルを回す

予算は立てて終わりではありません。上述したように、定期的に予算と実績の差異を確認し、現状の課題と向き合う必要があります。
月次で予算との差異を発見したら、すぐに今後の対策を立てるようにしましょう。そのうえで、PDCAの「計画・実行・評価・改善」によるサイクルでの管理が重要になります。

 

予実管理を実施する際のポイント

予実管理で重要なポイント予実管理を効率よく実施するための3つのポイントを解説します。

 

企業の能力にあった予算を立てる

予算を設定する際は、企業の能力を正確に把握しておくことが大切です。実力を知っているからこそ、高すぎず低すぎない予算を設定できます。容易に達成できる予算を立てても、適切な分析や検証が行えません。予算は達成と未達の紙一重のラインを狙いましょう。
適度な高さの予算を設定すれば、従業員の目標達成力を刺激でき、モチベーションを高められます。

 

週単位で集計を行い、差異を把握する

問題の放置による経営の悪化を未然に防ぐためには、リアルタイムでの集計や確認が必要です。集計後から時間をおいて分析をしても、そのときには状況が変わってしまうため、現状にあった対策を立てられません。予算と実績の差異をいち早く確認するためには、週単位での分析を行い、改善が必要な場合は対策を提案しましょう。

 

予算と実績に差異が生じたら原因を突き止める

予算と実績との差異が小さなものであっても、放置し続ければ差異は開いていき、重大な問題を引き起こすリスクが高まります。差異に気づいた時点で原因を分析し、ボトルネックとなる重要な課題の洗い出しが必要です。また、表面的な問題解決だけで済ませば、再び同じ問題が浮上します。根本的な解決を行うためにも、本質を見極められる人材の育成も不可欠です。

 

予実管理を効率化する方法

予実管理は、Excelなどで管理する方法がありますが、集計する際に手入力による作業が必要になるため、管理者の負担を減らせません。また、人為的なミスも起こりやすくなります。予実管理を効率化するなら、ツールやシステムの導入がおすすめです。手入力の手間を省けるため、人為的なミスも減らせます。
また、リアルタイムでの集計や確認が簡単に行えることも効率化のポイントです。さらに、既存システムや外部サービスとの連携機能を利用すれば、関連業務を一元管理できるうえに、業務の効率化も図れます。

 

ツール選びで気をつけるポイント

多機能のツールは便利ですが、必ずしも自社に必要な機能が搭載されているとは限りません。その場合、多額の導入コストをムダにしてしまいます。ツールを導入する際は、企業の規模や利用できるユーザー数などを確認したうえで、自社にとってコストパフォーマンスの高いツールを選ぶようにしましょう。
また、関連業務の効率化を図るなら、既存システムや外部サービスとの連携が可能なツールかどうかの確認も必要です。

 

まとめ

予実管理を適切に行うことで、経営上の課題やリスクを把握できるほか、来期の予算設定の参考データとして有効活用できます。予算と実績との差異にいち早く気づき、軌道修正するためには、週単位での集計や分析が必要です。予実管理が行えるツールを導入すれば、管理業務を効率化できます。

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