2021/09/06
テレワークにおける勤怠管理の課題とは?その解決方法も解説します

テレワークにおける勤怠管理の課題と解決法

新型コロナウイルスの流行や、働き方改革の推奨により、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークは働いている様子を実際に確認できないため、通常の勤務とは違った勤怠管理が必要になります。この記事では、テレワークにおける勤怠管理について解説します。

 

テレワークにおける勤怠管理の課題

テレワークは多くの企業にとって必要なものとなってきていますが、勤怠管理にはさまざまな課題があります。

 

①勤務状況を直接確認できない

出社とテレワークの大きな違いは、社員が働いている様子を直接確認できるかどうかです。テレワークはいつどのように働いているのか確認できないため、勤務時間や勤務態度が把握しにくくなります。
特に出退勤はどうしても自己申告になりますので、出勤の申告漏れや残業が発生した場合、本当に申告通りだったのか判断が難しくなります。

 

②過重労働になりやすい

テレワークでは仕事とプライベートの境目がなくなりますので、オン・オフの切り替えが難しくなり、夜遅くや休日にも仕事をしてしまうケースがあります。特に過重労働になりやすいのが、残業申告がしづらい雰囲気になっている場合です。テレワークのときは働きぶりを直接確認できないため、企業独自の勤務ルールを設けていることがあるかと思いますが、従業員にとっては出社でもテレワークでも仕事量が変わるわけではありません。
そのため、テレワークの日でも残業するしかなく、申告しづらいことが原因によって「隠れ残業」が当たり前になってしまうことがあります。その結果、過重労働となって労働基準法違反に該当してしまう恐れがありますので、長時間労働にならないように対策しておく必要があります。

 

③勤務時間内で中抜けが発生する

社員が実際に出勤していないため、勤務時間中、どれだけ仕事をしていたのか把握ができなくなります。
私用をこなしながら仕事をしたり、勝手に業務を切り上げてしまったりすることも考えられます。中抜けが発生しないようにするためには、フレックスタイム制を導入するなどの仕組みづくりが重要になります。

 

テレワークの課題は勤怠管理システムで解決できる

テレワークの課題は勤怠管理システムで解決できる
テレワークにはさまざまな課題や必要なものがあります。課題を解決し、テレワークで必要なものをそろえるためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムは、労働時間を正確把握するだけではなく、残業申請ができるワークフロー機能が備わったものもあります。

 

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを利用すると、以下のようなメリットを得られます。

 

勤務時間を正確に記録できる

勤怠管理システムを通して業務を行えば、始業時間と終業時間、休憩時間などを正確に記録可能です。労働基準法により、労働者の勤務時間の上限は定められています。社員を長時間働かせすぎてしまうと、労働基準法違反になる可能性があります。また、社員を公平に評価するためにも、労働時間の正確な記録は必要不可欠です。

 

勤怠管理にかかる時間や手間を削減できる

システムによって勤怠管理を自動化すれば、勤怠管理の集計にかかる時間や手間を削減できます。また、ヒューマンエラー防止にもつながりますので、大幅に業務を効率化できるでしょう。

 

不正申告を防げる

勤怠管理システムを通じて勤務時間を把握できれば、社員の自己申告で勤務時間を計算しなくても済みます。自己申告での勤務時間は、実際の勤務時間と申告上の勤務時間に乖離ができるかもしれません。勤怠管理システムを通じて正確に勤務管理を行えば、社員の不正申告を防げます。

 

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムにはさまざまなものがあります。どのような基準で選べばよいのかを以下で解説します。

 

必要な機能を明確にする

テレワークにおける自社の勤怠管理の課題を洗い出し、必要な機能を明確にしましょう。例えば、営業社員が自宅から取引先に直行する場合は、スマートフォンで出退勤の申請ができる勤怠管理システムが必要になります。さらに、勤怠管理システムによってはGPS機能が搭載されているものもありますので、どこで打刻したか把握することで、より正確な勤怠管理が可能になります。
このような場合においては、どこまでが必要な機能で、どこまでがあったら良い機能なのかを明確にしておきましょう。

 

コストは機能と合わせて比較する

コストを比較するときは、必ず機能とコストをセットにして見比べるようにしましょう。機能が充実していればその分コストも高くなりますが、効率化できることも多くなります。たとえば、勤務時間や残業時間の自動集計だけでなく、打刻漏れや規定の残業時間を超えたときに自動でアラート通知をしてくれる機能があれば、勤怠管理側の業務を効率化できます。
かといって、機能重視で選んでしまうと予算オーバーになってしまいますので、自社にとって必要な機能かどうかを見極めながら、費用対効果が見合っているかどうか検討するようにしましょう。

 

従業員が操作しやすいか確認する

勤怠管理システムを導入するときに非常に重要なのが、システムの操作性です。
専門性が高く、操作が難しいシステムの場合、お金をかけて導入しても社員が使いこなせないかもしれません。あらかじめ、どのように操作するのか確認してから導入するようにしましょう。事前に無料で試せるシステムであれば、導入前に操作性を確認できますので、予想以上に使いにくかったというリスクを防げます。

 

基幹システムとの連携性

勤怠管理システムのなかには、労務管理、人事管理、給与管理といったシステムと連携できるものもあります。これらのシステムと連携できると、より効率的な業務管理が可能です。すでに自社に導入しているシステムがある場合は、そのシステムと連携できる勤怠管理システムを選ぶと、バックオフィス業務をまるごとデジタル化できます。

 

カスタマイズできるかどうか

企業によっては、勤怠管理システムのカスタマイズが必要になることもあるでしょう。さまざまな言語に対応しているのか、部署ごとに設定変更可能か、勤務時間の扱い方を変えられるかなど、自社にとって柔軟に設定したい部分が変更できるかどうかチェックしておきましょう。

 

導入後のサポートの有無

勤怠管理システムを導入すると、使用方法や設定方法に迷うかもしれません。そういったときにサポートがあるかどうかも、勤怠管理システムを選ぶときに重要な項目です。電話相談が可能かどうか、来社サポートがあるかなどを確認しておきましょう。

 

豊富な実績があるかどうか

導入実績が豊富なシステムは、サポートやバージョンアップの対応も充実している可能性が高く、安心して運用できるためおすすめです。万が一、トラブルが起きた際にも過去の経験からスムーズに対処方法を教えてもらえる可能性が高いでしょう。

 

セキュリティは安心か

勤怠管理システムはインターネットを介して操作するため、セキュリティの高さも重要になります。勤怠管理システムのなかには、業務内容がわかるような細かい進捗情報や、個人情報などをやり取りできるものもあるためです。情報漏洩が起きないように、システム提供者の取り組みをチェックして選ぶようにしましょう。
例えば、ISMSやプライバシーマークを取得しているのかどうか、サーバーの置き場所、不正アクセス防止を行っているかどうかなどを確認することで、セキュリティレベルを判断できます。

 

まとめ

テレワークは、感染症対策や多様なワークスタイルに対応できる働き方です。しかし、社員の働き方を確認できないため、さまざまな課題が存在します。テレワークで適切な勤怠管理を行うためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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