2022/08/05

経費精算とは?知識ゼロからわかる経費精算の基礎

知識ゼロからわかる経費精算

経費の対象・対象外のものにはなにがあるのか、経費精算をする際に必要な書類とはなにかいまいちピンと来ない方も多いかと思います。
経費精算とは、業務に関連する費用を社員が立替えた場合、 会社がレシートや領収書などの書類をもとに費用を精算してくれる ものです。
経費精算書は、会社に経費精算を依頼する際に作成するのですが、会社によって申請ルールやフローが異なります。
本記事では、経費の対象や申請する際に必要な書類、申請フローについて詳しくご紹介していきます。

 

そもそも経費精算とは?

経費精算の内容

経費精算とは、業務に関連する費用を立替えた社員に、会社が精算することを意味しており、多くの企業では交通費が経費精算の大半を占めています。
また、出張時の旅費や取引先との飲食代といった交際費、消耗品の立替え購入なども経費精算の対象です。
ただし、個人的な用途で購入した物品や飲食費に関しては経費精算の対象外なので、注意してください。
ここからは、経費精算の対象になるものとならないものについて詳しくご紹介していきます。

 

経費精算の対象になるもの

「経費精算の主な対象」

  • 旅費・交通費
  • 交際費
  • 消耗品費
  • 事務用品費
  • 支払手数料
  • 図書費

交通費や出張費だけでなく、取引先との打ち合わせでかかった飲食費も交際費として経費精算の対象にできます。
業務に関することに使った費用は経費精算として計上でき、 会社によってはセミナーの参加費や参考書なども経費精算してもらえる 場合があります。
その他には、事業を行ううえで必要な租税公課(そぜいこうか)であれば経費の対象となるので、固定資産税や各種税金も経費精算を行うことが可能です。
印鑑証明の発行、収入印紙、会社の登記簿の取得などは租税公課にあたるので、業務で必要な場合には経費精算の対象になります。

 

経費精算の対象にならないもの

経費にできるものは多くありますが、そのなかでも経費精算の対象にできないものがいくつかあります。
個人的に使用する物品の購入は、会社には関係のない支出のため、経費精算の対象にはなりません。
また、租税公課は経費になりますが、納税義務のある支払いである税金に関しては、経費として扱えないので注意してください。
業務で必要となる支出のみ、経費精算の対象だと覚えておくと良いでしょう。

 

個人的な用途で使用したもの

業務に関係なく購入した商品や旅費などは個人的な用途のために経費精算の対象とはならないので注意してください。
例えば、会社で使うものではなく家庭で使うものを購入した場合には当たり前ですが経費にはできません。
旅行交通費に関しても、業務に関係のないものであれば、経費精算の対象外となります。
出張中の空き時間に観光した際の交通費はもちろん対象外です。

 

納税義務である法人税や事業税

租税公課でも、会社の利益に対してかかってくる法人税や事業税は、納税義務となっているものなので、経費精算の対象外です。
固定資産税や自動車税に関しては、事業を行ううえで必要な支出のため、経費にできますが、 法人税や事業税は対象外 とされています。
また、駐禁などの罰金で支払った費用に関しても、経費精算の対象外となります。
ただ、経費ではなくとも会社側が負担してくれる場合があるので、気になる場合は確認してみるとよいでしょう。

 

経費精算を申請するためには何が必要?

はてなマークを囲むビジネスマン

経費精算を申請するためには、レシートや領収書だけでなく、経費の使用目的・人数といった情報も必要です。
もし、レシートや領収書が無いのに申請を出した場合、本当に支払いが行われたか判断できないため、申請が受理されない可能性があります。
そのため、レシートや領収書は、本当に支払いをしたのかという証明になるため、必ず取っておくようにしてください。
また、使用目的や人数などの情報は、経費精算書を提出する際に必要な情報なので、メモとして残しておくことをおすすめします。

 

レシートまたは領収書

  • 取引した年月日
  • 取引先(店名など)の名前
  • 支払った金額
  • 購入した品物の名前

経費精算を行うにはレシートか領収書が必要で、記載内容は年月日・店名・支払金額・品物名などが書かれていれば問題ありません。
基本的に、レシートには必要な情報が書かれているので、最近の経費精算の実務傾向としては、領収書よりレシートのほうがいいとされています。
個人の飲食店の場合だと、レシートがもらえないことがあるので、その場合は必要事項が記入された領収書が必要です。
また、新幹線を利用する場合や定期券の購入などは、社内ルールで乗車券の提出が必要になる場合もあるので、あらかじめ確認しておきましょう。

 

経費の使用目的・人数・に関する情報

飲食費を経費とした場合に必要な情報

  • 開催された年月日
  • 相手先の会社名・代表者名の氏名(名字だけでも可能)
  • 参加者人数
  • 飲食費
  • 飲食店の名称と住所
  • 飲食で使った費用が証明できる書類(レシートや領収書)

会社に経費を認めてもらうためには、申請を承認してもらわなくてはいけません。
そのためには、参加者氏名・参加人数、参加目的などの情報が必要で、申請前には用意しておくようにしてください。
例えば、取引先との接待で飲食店に行った場合は、上記にあげたような情報があれば問題ありません。
また、交通費がかかった場合は、手段・経路・金額などの情報が必要なので、経費精算をするのであれば経路などは記録しておきましょう。

 

経費精算の種類

申請書類 申請書の内容
立替経費精算書 立替えていた経費の精算書
仮払経費申請書 旅費・交通費などの仮払経費の事前申請書
仮払経費精算書 仮払でもらった経費の精算書
交通費精算書 バス・電車の定期券などの交通費精算書
出張旅費精算書 出張にかかった費用の精算

経費精算の種類は、立替えていた経費精算書や仮払申請・精算書など5つの種類があります。
例えば、立替経費精算書では、交通費・出張旅費精算書には含まれない交際費や備品購入費などを立替えた場合に使用します。

また、業務で使用した経費の精算書ばかりですが、仮払経費申請書の場合、事前に申請書を出さなくてはいけません。
出張の際には宿代や飛行機代は事前にわかるので、仮払経費申請書を出すことで先に支払ってもらえます。
仮払経費申請書で支払いを受けた金額は、仮払経費精算書にて実際に使った費用の差額を精算します。

 

経費精算を行う際の申請フロー

階段をのぼるスーツの女性

経費精算を行う際には、 会社の定めているルールに沿って申請 を行いますが、基本的な経費精算の流れはどこの会社もだいたい同じです。
従業員が支払った経費のレシートや領収書をもとに経費申請書を作成し、経理担当が問題無いことを確認でき次第、支払いが行われます。
また、経費精算の申請書は、1週間以内に提出しなければならないなど、会社ごとにルールが決まっています。
ここからは、経費精算を行う際の実際の流れに沿って、詳しくご紹介していきます。

 

①従業員が経費を支出し、レシートまたは領収書をもらう

まずは、従業員が業務に関係する費用である備品購入費や交通費、交際費などを、立替払いをします。
一般的には、事前に上長に経費精算の対象になるか口頭で確認しておき、認められてから商品の購入などを行うケースが多いです。
このとき、本当に必要経費だったのかを証明できるレシート、または領収書をもらっておくようにしてください。

 

②経費精算書にレシートを添付して申請する

経費精算書に必要事項を記入し、レシートか領収書を添付して申請を行っていきます。
このとき、不正な申請やミスが無いように上長チェックを挟む会社も多いので、社内ルールに則って申請を進めます。
上長は、経費精算書が申請されたら、決められた期日までに承認を行い、経理部に経費精算書を提出するのが基本的な流れです。
記載漏れやミスがあった場合には差し戻される可能性があるため、対応に追われないよう経費精算書の申請は早めに出すようにしましょう。

 

③経理担当が内容の確認を行い、従業員に支払われる

経理担当が経費精算書の内容を確認し、必要事項がそろっていれば、指定期日までに立替えていた費用が支払われます。
ただし、経費精算書の内容に記載漏れやミスなどの問題があった場合には差し戻しをされます。
もし、ミスが発覚して差し戻しが行われると、 経費精算の支払いが遅れる ことがあるので、内容の確認はしっかりと行ってください。
すべての確認が経理担当者によって完了したのち、従業員に費用が支払われるのが経費精算を行う際の一連の流れです。

 

経費精算を効率的に行うためには?

経費精算を効率化するためには、経費精算システムを導入するのが最も効果的です。
弊社のOZO3経費では、最短ルートでの電車の乗り換えや時間、乗車賃がわかる乗り換え案内のサイト、ジョルダンとの連携ができます。
そのため、出張や営業で移動した際の交通費を覚えていなくても、経路を入れるだけであとから出張のときにかかった交通費を検索可能です。

また、ICカードの履歴の取り込みもあるので、移動を証明するために駅員にICカードの履歴を出してもらう必要はありません。
申請者にとっても承認者にとっても手間を省けるため、経費精算の申請を効率化したいのであれば、ぜひ検討してみてください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった!」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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