ゼロから学ぶインボイス制度とは？図解でわかりやすく解説

インボイス制度とは、どういったものなのか、そもそも何をすれば良いのか分からずに悩んでいませんか？
インボイスは難しい言葉で解説されているものが多いですが、消費税の仕組みや納税義務の対象をはっきりさせることで、理解しやすくなります。
本記事では、インボイス制度の仕組みから、対応の流れについてまで、わかりやすく解説していきます。
さまざまな記事を見たけどいまいちピンと来なかった方向けに、イラストを用いて詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

インボイス制度とはどんな制度？

まず、混同しやすい「インボイス制度」と「インボイス」の違いについて、わかりやすく解説します。

「インボイス制度」とは、2023年（令和5年）10月1日から始まる制度のことを指しています。
具体的には、「国が定めた請求書や納品書などに、インボイス（適格請求書）に必要な内容を記載すれば、仕入れにかかった税金を控除できる制度」です。
つまり、2023年10月1日からは、仕入れにかかった税金の控除を受けたい場合、インボイス制度に対応する必要があります。

インボイス（適格請求書）は、「売手が買手に対し、正確な適性税率や消費税等を伝えるもの」です。
そのため、仕入れにかかった税金を控除する必要がなければ、対応しなくても問題ありませんが、事実上、税金の負担が増えてしまいます。
特に、売上の規模が小さい個人事業主などは、メリットとデメリットを踏まえたうえで、インボイス制度に対応するかどうか検討しなければなりません。

国が定めた請求書を発行するためには、インボイス登録申請が必要だよ。

インボイス先生

参考：【国税庁】インボイス制度の概要

そもそもインボイスとは？

インボイスの正式名称は「適格請求書等保存方式」であり、簡単に説明すると「法律で定められた項目が記載されている請求書」のことです。
「適格」とは、法律で定められた項目がきちんと記載されているもののことを示します。
そして、規定事項が記載された請求書のことを、インボイス（適格請求書）と呼び、1つでも規定事項が欠けていると、インボイスとは呼べません。

インボイスが導入されることになった背景は、8％や10％といった複数の税率に正しく対応するためです。
「誰が見ても正しい税率で計算されていることがわかるようにする目的」として、インボイスが導入されました。

そのため、インボイスでは現行の請求書のルールである「区分記載請求書等保存方式」に加え、新たに品目ごとの適用税率がわかるような項目が追加されます。
これにより、正しい税率計算を行えるようにするのが、インボイスの目的です。

「適格請求書」という名前ですが、対象となるのは請求書だけではなく、納品書・領収書・レシート・仕入明細書なども含まれます。
これらの請求書などはすべて、インボイスに定められた内容に従って作成・保管する必要があります。

【図解】消費税の基本的な仕組み

インボイス制度とは、これまでの消費税の基本的な仕組みにプラスし、新たな制度が追加されるイメージです。
まずは消費税の基本的な仕組みについて、ご紹介していきます。

まず「仕入れや経費にかかった費用」に対し、以下の計算で消費税がかかります。

インボイス先生

次に「売上で得た利益」に対し、以下の計算で消費税がかかります。

インボイス先生

「仕入れや経費にかかった費用」と「売上で得た利益」の2つの税金を、以下の計算をしたあとに納税します。

インボイス先生

上記で発生している、仕入れにかかった税金の控除を「仕入税額控除」といいます。
この一連の流れが、基本的な消費税の仕組みとなることを念頭に、以下ではインボイス制度後の流れを見ていきます。

【図解】インボイス制度開始後の仕組み

インボイス制度が始まり、インボイスに対応すると、以下のようにこれまで通りの計算で消費税の支払いとなります。

インボイス先生

しかし、インボイスに対応しなかった場合、仕入れで払った税を控除できないため、多額の納税を行う必要が出てきます。

インボイス先生

2023年10月1日のインボイス制度開始後は、インボイス制度に対応した場合と対応しなかった場合で、このような図の流れに変わります。
インボイス制度に対応しないと、仕入れで支払った税金分の控除が受けられません。
そのため、この例題の場合、税金は「貰った税」にかかることになり、50万円を納税することになります。
控除が適用されていれば20万円の納税で済むはずが、余計に支払う必要が出てくるため、インボイス制度への対応は慎重に検討する必要があります。

事業者には「課税事業者」と「免税事業者」の2種類がある

新入社員

そもそも、インボイス制度への対応ってどういうことですか？

事業者には「課税事業者」と「免税事業者」の2種類があり、インボイスを発行できるのは「課税事業者」のみなんだ。

インボイス先生

「免税事業者」でも申請をすれば「課税事業者」になれるけど、これまで免除されていた税金の支払いが必須になるから、慎重に検討しよう。

インボイス先生

ここからは、インボイス制度は「どのような条件の場合に対応すべきなのか？」「実際には誰が損をするのか？」についてわかりやすくご紹介します。

まず、インボイス制度に対応するかどうかの判断をするために、自社が「課税事業者」なのか、「免税事業者」なのかを把握する必要があります。
ここでは「課税事業者」と「免税事業者」について解説していきます。

※課税売上高とは
消費税の課税対象となる取引の売上高のことで、以下の計算で算出できます。
課税売上高＝消費税の発生する取引の売上高 ー 本取引の返品・値引・割戻金
引用元：【国税庁】課税売上高とは

課税事業者は登録番号を取得するとインボイスを発行できる

課税事業者の場合はすでに消費税を納めているため、多くの方がインボイス制度の対応を検討されているかと思います。
インボイス制度に対応すると、仕入れのときに支払った税金を控除してもらえるため、合計で支払う納税額を抑えられるので圧倒的にメリットの方が大きいです。
ただし、インボイス制度に対応するには、納税地を所轄している税務署長へ「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出しなければなりません。
申請が受理されると、「登録番号」を取得でき、「適格請求書発行事業者」となってインボイスを発行できます。

免税事業者はインボイスを発行できない

インボイスを発行するのに必要な「登録番号」を取得できるのは課税事業者のみです。
そのため、インボイスを発行するのであれば、免税事業者は課税事業者になる必要があります。
また、免税事業者の課税売上高が1,000万以下でも、登録申請すれば課税事業者になれます。
ただし、課税事業者になると、今まで免除されていた税金を納める義務が発生するため、どちらが最適かを見極めるようにしましょう。

インボイス制度に対応しないと誰が損をするの？

免税事業者がインボイス制度に対応しなかった場合、課税事業者からすると仕入れ控除を受けられないデメリットがあります。
そのため、課税事業者はできるだけインボイスを発行できる事業者と取引した方が節税になります。
例えば、課税事業者が「課税事業者A」と「免税事業者B」と取引をしている場合、Aの課税事業者との取引では仕入控除を受けられます。
しかし、「免税事業者B」はインボイスに対応していないため、課税事業者は仕入控除を受けられません。
そのため、課税事業者の立場からすると、インボイスを発行できる事業者と取引した方が節税になります。 

インボイス制度に対応するための手順

インボイス制度に対応する手順として、まずは自社が「課税事業者」か「免税事業者」か確認したうえで、インボイス対応を検討する必要があります。
その後、インボイス制度に対応したシステムの導入を検討し、取引先への登録番号の通知と今後の取引について確認するのが流れです。

ここからは実際にインボイス制度に対応するためにはどのような手順を踏めばよいのかをご紹介します。

自社が課税事業者か免税事業者かを確認する

まず、自社が課税事業者か免税事業者かを確認し、どのような流れでインボイス制度に対応するのかを明確にしていきます。
例えば、自社がすでに課税事業者の場合は、登録申請を行うことで適格請求書発行事業者になれるため、インボイスを発行できます。

一方、免税事業者の場合は、免税事業者のままでいるか、課税事業者になるかを選択しなければなりません。
そして、免税事業者が課税事業者になるのであれば、課税事業者になるための申請と、適格請求書発行事業者になるための申請を行う必要があります。

「適格請求書発行事業者」の登録申請をする

インボイス制度は、2023年（令和5年）10月1日から始まります。
登録申請の期日は、2023年3月31日までとされていましたが、9月30日までの延長が決定しました。

元々は3月31日を過ぎる場合、「困難な事情がある場合のみ」としていましたが、インボイスの未登録者数が多いことから、理由の申告が不要になりました。
そのため、インボイス制度の開始に間に合わせるためには、遅くても9月30日までに登録申請を行いましょう。

10月2日以降に登録申請を行う場合は、申請書に「登録希望日」を記載することで、希望日から課税事業者になれます。
登録希望日は、提出日から15日以降を指定することができます。

新入社員

インボイス制度が10月から開始されるのに、9月に申請して間に合うんですか？

登録番号は申請から1ヶ月半～3ヶ月後に発行されるよ。なので10月1日に登録番号が発行されていない場合は、さかのぼって取引先に登録番号を知らせる必要があるんだ。

インボイス先生

課税事業者の場合

申請書の正式名称は「適格請求書発行事業者の登録申請書」となっており、申請書は国税庁からPDFでダウンロードできます。
また、申請方法は紙の送付とE-taxによるネット申請の2つから選べて、登録申請書の送付先は、納税地を管轄する「インボイス登録センター」です。
このとき、納税地を管轄するインボイス登録センターは、最寄りの税務署とは異なるため、国税庁のサイトを確認して間違えないように注意しましょう。
その後、申請書を税務署が受理すると、法人の場合は「T+法人番号」、その他の課税事業者なら「T+13桁」の登録番号が通知されます。

参照：【国税庁】「適格請求書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用）

免税事業者の場合

本来、免税事業者がインボイスを発行するためには、「①課税事業者になる」「②適格請求書発行事業者になる」と、2つの段階を踏まなければなりません。
そのため、課税事業者になるには、「消費税課税事業者選択届出書」と、「適格請求書発行事業者」の登録申請が必要です。
しかし、2023年3月31日までに申請すれば、「適格請求書発行事業者の登録」の手続きのみでインボイスの発行ができます。

これは、免税事業者に係る適格請求書発行事業者の登録の特例となっており、2023年3月31日をすぎると適用されないため、注意しましょう。

引用：【国税庁】(6)適格請求書発行事業者の登録に係る経過措置(免税事業者の登録申請手続)

インボイス制度に対応したシステムの導入を検討する

適格請求書発行事業者の登録番号を取得したら、次はインボイス制度に対応したシステムの導入を検討しましょう。

新入社員

インボイスに対応したシステムって、具体的にはどういうものを選べばいいんですか？

具体的には、インボイスの発行側と受領側で必要な機能が異なるんだ。

インボイス先生

なので「インボイス対応」と書かれているシステムでも、発行側と受領側、どちらの機能が搭載されているのか確認する必要があるよ。

インボイス先生

発行側の機能は、適格請求書の記載事項に対応した請求書を作れるようになるのがメリットです。
インボイスと電子帳簿保存法に対応した機能が備わっているシステムであれば、請求書の作成や管理業務を大幅に効率化できます。
インボイスに対応した請求書では、1つでも項目に不備があると、インボイス制度に対応したといえません。
例えば、記載する項目には以下の項目が必要です。

このように、従来の請求書よりも記載内容が増えているため、取引数が多いと記載漏れやミスが発生してしまう可能性があります。
そのため、インボイス制度に対応したシステムを導入することで、作成や管理の手間を省きつつ、ミスのない対応が実現できます。

また、2024年1月1日からは、これまでは紙での保存が認められていた「電子取引」に関する領収書や請求書などは、データ保存が義務付けられます。
そのため、電子データとしてインボイスを受領する場合、電子帳簿保存法に対応した機能が搭載されているかどうかも確認する必要があります。

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取引先に登録番号の通知と今後の取引について確認する

●取引先が課税事業者の場合

インボイスを発行してもらえるように依頼を行い、適格請求書発行事業者からの仕入れであることが明確になるようにする

●取引先が免税事業者の場合

課税事業者に転換する予定があるか確認し、課税事業者になる予定がある場合は、インボイスを発行してもらうよう依頼を行う

このとき、取引先が免税事業者だとインボイスを受領できないため、仕入税額控除は受けられません。
ただし、インボイス制度が開始してすぐに全額控除ができなくなるわけではなく、「免税事業者等からの課税仕入れに係る経過措置」があります。

免税事業者等からの課税仕入れに係る経過措置

免税事業者からの課税仕入れに係る経過措置があるため、免税事業者との取引でもいきなり全額控除できなくなるわけではありません。
例えば、売り手が免税事業者の場合の取引において、インボイス制度が開始する2023年10月1日からは買い手は80%の仕入税額が控除されます。

つまり、売り手が免税事業者との取引の場合、経過措置の対応があるため、仕入税額が年度によって変動し、計算が複雑になります。
そのため、管理できるシステムがないと現実的には対応が難しくなってしまいます。
ただし、この経過措置を受けるためには、以下の対応をしなければなりません。

インボイスには適格請求書と適格簡易請求書の2種類がある

課税事業者が発行できるインボイスには、「適格請求書」と「適格簡易請求書」の2種類があります。
請求書が2種類ある理由は、全ての請求書や納品書などを「適格請求書」の形式に合わせるのは現実的に難しいためです。

例えば、コンビニで商品を購入したときや、タクシーに乗ったときなどのレシートを「適格請求書」の形式に合わせることはほぼ不可能でしょう。
そのため、販売業やタクシー業といった、不特定多数の顧客と取引を行う業務の場合、「簡易インボイス（適格簡易請求書）」の発行が行えます。
また、このようなケースにおいては、「適格簡易請求書」の形式を適用することで、インボイスに対応できるようにしています。

「法人番号とインボイス登録番号の必要性」

ここからは、従来の「区分記載請求書等保存方式」と比較しながら、「適格請求書」と「適格簡易請求書」で追加される項目についてご紹介します。
イラストを用いて説明していますので、ぜひ参考にしてください。

【図解】適格請求書

従来は「①書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」「②取引年月日」「③取引内容」の３つが必要でした。
しかし、インボイス制度後は、「④インボイス発行事業者の氏名や登録番号」「⑤品目ごとの適用税率」「⑥品目ごとの税額」の３つが追加されます。
項目さえ入っていれば、フォーマットは問われませんが、それぞれの品目ごとに、日付と税区分を書く必要があります。

【図解】適格簡易請求書

適格簡易請求書では、適格請求書に比べると、記載項目は簡易的に設定されています。
これは、不特定多数の顧客と取引をする事業の場合、適格請求書をわざわざ発行するのは難しいためです。
そのため、「取引先の名称の記載は不要」といった、発行しやすい請求書となっています。

インボイス制度開始後は3万円未満の領収書も必要になる

インボイス制度開始後は、これまで不要だった3万円未満の領収書も必要になるため、注意が必要です。
これまでは、3万円未満（税込）の購入の場合、領収書が無くとも帳簿へ正しく記載を行えば、仕入税が控除されていました。
しかし、インボイス制度が開始すると、この仕入税控除が無くなるため、たとえ数千円の備品購入だとしても、必ず領収書を貰わなければなりません。

ただし、下記の場合は例外とされており、3万円未満（税込）の領収書がなくとも、帳簿に記載さえしてあれば仕入税は控除できます。
以下のケースであれば、これまで通り領収書等は不要で、帳簿のみの保存が認められています。

実際にインボイスに対応するためには準備期間が必要

実際にインボイス制度に対応するためには、対応すべきフローの洗い出しから登録番号の申請、システム導入の検討などが必要です。
これらを踏まえ、2023年3月31日までに登録番号の申請を行った後、速やかにインボイス制度に向けて準備することをおすすめします。

弊社が提供しているManageOZO3では、インボイス制度に対応しております。
インボイスを受領したときに証憑内の事業者番号をAI-OCRで読み取り、国税庁のシステムとAPI連携することで取引先が適格請求書発行事業者かを自動で確認できます。
また、8%と10%の税率に対する端数処理の計算も自動で行えますので、業務担当者の負担を減らすことが可能です。
それぞれの課題に合わせて、インボイスと電子帳簿保存法の両方に対応できるシステム構成のご提案もできますので、お困りの際はぜひご相談ください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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