2022/07/12

ワークフローシステムとは?いまさら聞けない意味やメリットを解説

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムという言葉を耳にするけど、いったいどういうものなのかわからない方も多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムは、契約書や決裁文書の申請・承認プロセスをシステムで処理し、紙の文書を電子化することを指します。
そのため、ワークフローシステムを導入することで、承認時間を短縮できたり、内部統制を強化したりできます。
本記事では、ワークフローシステムのメリットや特長、導入の際に注意したいポイントをご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

 

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスをシステム上で行い、紙での作業を電子化することをいいます。
電子化した文書をワークフローシステム内で申請から決裁処理まで行うことで、紙やエクセルでのやり取りが不要になります。
ワークフローシステムで管理する具体的な申請書は、稟議書や異動届などがあります
その他にも残業申請や経費申請など、承認が必要なワークフローは複数ありますが、これらは勤怠管理システムや経費精算システムで処理するのが一般的です。

 

ワークフローとワークフローシステムの違いは?

ワークフローとは、組織内で決められた業務プロセス通りに申請・承認を処理することを指します。
例えば、会社で必要な物を購入する場合は、事前に承認を得る必要があります。
そのためには、「申請者」「承認者」「決裁者」と複数の工程を経由して、申請を行わなければなりません。
このような申請から決裁までの流れのことを、ワークフローと呼び、主に稟議書や経費精算書などは、このフローで処理されます。

そのため、「ワークフロー」とは、申請から決裁までの業務プロセスのことを指す言葉です。
一方で、「ワークフローシステム」とは、これらの業務プロセスを電子化するシステムのことを指します。

 

ワークフローシステムのことを「ワークフロー」と省略することもある

ワークフローは一連の業務プロセスのことを指しますが、一般的には稟議書をシステムで行うことを、「ワークフロー」と呼ぶこともあります。
例えば、実際には「ワークフローを導入するメリット」という使い方をされている場合があります。
この場合は、一連の業務プロセスを定めてルール化することを指しているのではなく、ワークフローシステムを導入することを意味しています。
厳密には違いがあるものの、省略して使われることは珍しくありません。

 

ワークフローの申請書には2つの種類がある

契約書とチェックシート

ワークフローの申請書は、主に2つの種類があります。

①自社で申請フォームを設定して行うワークフロー
紙やエクセルなどで、申請日や申請内容などの項目を作成し、社内の承認を得るために使用します。
主に稟議書が該当し、ワークフローシステムを活用して申請から承認までの処理を行うことで効率化が可能です。
このように特定の業務に合わせて申請フォームを設計する文書を「専用ワークフロー」と呼ぶこともあります。

②経費精算や勤怠管理など、業務システムに連携しているワークフロー
経費精算システムや勤怠管理システムの機能として備わっている申請書のことを指しています。
例えば、経費精算システムの場合は、出張費や交通費の申請などが該当し、毎月必ず行われる経理業務に関わってきます。
このように特定の業務に付随して、補助的な目的で使われるワークフローのことは「汎用ワークフロー」と呼ばれることもあります。

ここからは、2種類のワークフローについて、具体的な文書の例をご紹介していきます。

 

自社で申請フォームを設定して行う文書一覧

  • 稟議書
  • 家族異動届
  • 住所・連絡先変更届
  • クレーム報告書
  • 受注報告書
  • 取引先登録依頼書

 

これらの文書は、自社の運用フローに合わせるため、独自で必要な項目を設定し、管理するのが一般的です。
多くの会社ではエクセルやワードで作成した申請フォームに必要な項目を記載し、紙に印刷したり、PDF化して利用したりするケースがあります。
ただ、上記の文書は、利用頻度が高い・早急に処理が必要となるため、ワークフローシステムを活用して効率化を行うことがおすすめです。
例えば、稟議書などの利用頻度の多い文書は、ワークフローシステムを活用することで大幅な承認時間の短縮が見込めます。

 

業務システムに連携しているワークフローの一覧

【経費精算システムで申請するワークフロー】

  • 経費精算
  • 出張精算
  • 交通精算
  • 購入申請
【勤怠管理システムで申請するワークフロー】

  • 残業申請
  • 有給申請
  • 欠勤申請
  • 代休申請

上記に挙げた各種精算・申請業務は、それぞれの業務システムで申請することが多い文書とされています。
社員数が多ければ、毎月の作業量は膨大となってしまうため、上記に挙げた申請書類も効率化したい場合は、それぞれの業務システムを導入する必要があります。

ここからは、自社で申請フォームを設定するワークフローについて詳しく解説していきます。

 

ワークフローシステムを導入するメリット

サムズアップの階段を登るスーツの男性

ワークフローシステムを導入するメリットには、「承認時間の短縮」「申請・承認業務の効率化」などがあります。
紙での処理に比べると、システムでの管理は受け渡しする時間を省けるので、業務効率化が可能です。
また、「内部統制の強化」「ペーパーレス化」も実現できるため、社員だけでなく会社にとってもメリットがあります。
下記では、それぞれについて詳しくご紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

承認時間の短縮

紙での管理に比べると、ワークフローシステムを導入することで余計な手間を省けるため、承認時間の短縮が可能です。
例えば、紙の受け渡しが不要になることで、担当者が社内にいなくても申請・承認ができます。
そのため、わざわざ営業に出ていた社員が会社に戻って申請や承認を行わなくて済むので、より効率的に業務を進められます。
またPCだけでなく、スマートフォンやタブレットで利用できるシステムもあり、担当者が外出中でも申請が進めやすいのも特長です。

 

申請・承認業務の効率化

ワークフローシステムを活用することで、過去の文書を閲覧、再利用しやすいといったメリットもあります。
ライセンスの更新といった契約更新書類の場合、内容が変わらなければ過去の文書を再利用した方が効率的です。
また、ワークフローシステムでは、現在どこで申請書が留まっているのか可視化されるので、進行状況の確認もしやすくなっています。
承認者へ催促しやすくなり、現在溜まっている書類についてもひと目で分かるため、承認作業が滞りにくくなります。

 

内部統制の強化

承認ルートや決裁ルールを細かく決めることで、フロー通りじゃないと処理できないようにできます。
そのため、担当者の独断で決裁されることがなくなり、内部統制の強化を行えるのがメリットです。
また、ワークフローシステムでは閲覧者の設定もできるので、申請内容によって一般の社員には閲覧できないようにすることも可能です。
システムで管理することで、承認途中の文書を改ざんすることもできませんので、不正防止にもつながります。

 

ペーパーレス化

ワークフローシステムで文書の管理をすることで、紙での受け渡しや文書の保管場所が不要となります。
例えば、紙での受け渡しだと、社外で作業している社員は一旦会社に戻る必要がありますが、ワークフローシステムではどこにいても作業ができます。
また、各書類は保管期日が定められている事が多いので、紙媒体だと保管場所やファイルなどが必要で、管理だけでも費用がかかりがちです。
働き方改革やエコの観点でも、ペーパーレス化は推奨されており、文書の電子化はさまざまな企業が進めています。

 

目的別で見るワークフローシステムの特長

単眼鏡で先をみるスーツの女性

ワークフローシステムを導入する際には、導入台数や人気の製品を選ぶのではなく、やりたいことに合わせてシステムを選ぶ必要があります。
例えば、エクセルで管理している稟議書を、なるべくコストをかけずにシステム化したいと考えていたとします。
この場合、エクセルをシステムにそのまま取り込めるもので検討を行い、費用を見て製品の比較を行ってください。

ここからは、それぞれの目的別に合わせたワークフローシステムの選び方についてご紹介していきます。

 

さまざまな申請書をペーパーレス化したい

とにかく稟議書などの申請書を電子化したい方は、文書ファイルをそのままシステムに取り込めるワークフローシステムがおすすめです。
例えば、エクセルで作られた稟議書フォーマットをワークフローシステムに取り込むことで、項目や罫線がそのまま反映できます。
今の申請書を変えることなくすぐ電子化できるので、気軽にペーパーレス化できるのがメリットです。
従来の操作方法で利用できるだけでなく、社員が新たに操作方法を勉強しなくて済むので、導入後も扱いやすいでしょう。

 

経費精算・勤怠管理と連携するワークフローシステムを導入したい

ひとつのシステムでさまざまな業務システムを統合運用したい方は、自由に各機能を追加できるシステムがおすすめです。
勤怠管理と連携させた場合、締め日になったら自動的に申請書の作成が行われ、人為的なミスが減るといったメリットがあります。

ただ、料金体系はシステムごとに1ユーザーの金額が異なる場合が多いので注意してください。
例えば、ワークフローシステムの場合は1ユーザーあたり月額500円で、勤怠管理システムの場合は1ユーザーあたり月額400円などです。
社員の負担を軽減し業務効率化を進めることで、社員は他の業務に集中できるので、予算や社内の現状に合わせて検討してみてください。

 

購買管理など基幹システムと連携するワークフローシステムを導入したい

元々ある販売・購買管理などの基幹システムに、後からワークフローシステムを連携させたい方も多いかと思います。
この場合、現在使用している基幹システムとAPI連携できるワークフローシステムを選ぶようにしてください。
API連携することで、ワークフローシステムで社内の承認が降りたら自動的に基幹システムで注文書を発行したりできます。
ただし、実際にAPI連携できても、対応は自社で行ってくださいといわれることがあります。
どこまで対応してくれるかは提供会社によって違いがありますので、対応範囲は必ず確認しておきましょう。

 

ワークフローシステムを導入するときの注意点

落ち込むスーツの男性

ワークフローシステムの導入で、業務効率化や承認までの時間を短縮できるといったメリットは多いですが、注意点もあります。
もし、導入予定のワークフローシステムに現行のフローが対応していない場合、スムーズに電子化が進められません。
導入後に現行のフローには対応できないと発覚した場合、導入を断念するだけでなく無駄な費用がかかるケースも考えられます。
社員の労力も無駄となってしまうので、ワークフローシステムの導入前には入念な検討が必要です。

 

業務フローの見直しが必要

現行のフローのままでは、ワークフローシステムが対応できないことがあるので、必ず業務フローの見直しが必要です。
この場合、対応できるシステムを探すよりも、業務フローを変えてシステムに合わせなければならないケースがあります。
ただ、業務フローを変えてしまったことにより、管理が煩雑になるようであれば意味がありません。
業務フローを簡略化させつつ、ワークフローシステムに合わせるためにはどうしたら良いか考えることが大切です。

 

導入前には無料トライアルを活用しよう

ワークフローシステムを導入してみたものの、使いにくい、自社の運用フローには合っていないという問題が後から起きる場合があります。
そのため、導入前には無料トライアルを活用し、実際に少人数で試験運用してみてください。

弊社では、エクセルの稟議書をそのまま電子化できるワークフローシステムを提供しています。 必要に応じて経費精算・勤怠管理システムを追加でき、個別で基幹システムとの連携対応も可能です。
ワークフローを効率化させつつ、バラバラで管理している情報を一元管理したい場合は、お気軽にお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった!」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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