システムの統合により業務効率を上げた
会計業務のフロント「ManageOZO」
購買システム、予算管理機能の構築もできるプラットフォーム

導入経緯

– 導入に到るまでの経緯について教えて下さい
坂東様：導入して2014年の4月1日からシステムが動き出しましたが、その1 年ほど前から検討開発しています。導入前に使っていたシステムの各種ソフトが、ちょうど10年を迎えサポート期間の終了が迫っていました。それに合わせて会計と購買のシステムも更新をしようという話になりました。ワークフローの部分、マスタデータの管理、会計データがそれぞれ連携していますが、いずれも同じ操作性で運用することのできるプラットフォームが必要でした。じつは、それまで使っていたシステムは三菱電機さんのワークフローシステムで、カスタマイズすることを前提とした製品であったため、こうしたことが可能だったわけです。そうした経緯もあり、アップデートのお願いをしようかと考えましたが、カスタマイズの必要な部分が多く費用がかかります。そのため、数社によるコンペという形を取りました。

中野様：全ての機能を乗せられるプラットフォームということに加えて、それまでのシステムの操作性から違和感のないものにしようということも大きな課題でした。48拠点の営業所がありまして、営業所ごとに担当者が伝票など処理して入力しましが、システムが全く新しいものに変わってしまうと担当者も使いにくく、どういった操作をしていけばいいのかわからなくなる恐れがありました。それで、それまで使っていたシステムに、どこまで似せて作ることができるかということもポイントでした。

OZO 選定のポイント

-「ManageOZO」を選定したポイントを教えていただけますか？
中野様：数社のコンペでしたが、ITCS さんが一番熱意があって提案も良かったと聞いています。開発から導入まで携わった担当者が、導入直後から長期休暇に入っておりまして私がコンペに立ち会ったわけではないのですが、提案の段階から ITCS さんは業務理解度が高く、システムの実現イメージまでわかるようにしてくれたと聞いています。対応についてのフットワークの良さも大きかったです。コンペで数社、それからそれまでお付き合いのあったところを比較して、開発コスト、保守、メンテナンスなどトータルで判断して ITCS さんの「ManageOZO」に決定しました。

坂東様：導入前のシステムのマニュアルを紐解いて、新しいシステムではどのように置き換わるかを丁寧に説明してくれました。非常にわかりやすく、安心感がありました。また、単純なことなのですが、熱意とフットワーク、そこも重要でした。何かトラブルがあったときに頼りになる、開発力が重要なことは言うまでもありませんが、それに加えて対応の良さということも大きく考慮しました。実際、今現在はトラブルが減ってきていますが、立ち上げ当初の頃トラブルがあってもレスポンスが良くて修正パッチなどもすぐ頂ける、すぐ来ていただけるので大変助かりました。

-導入にあたって苦労されたところは？
中野様：やはり、先ほども申しましたが、操作性ですね。従来のシステムから急に操作性が変わってしまうと、混乱する恐れがありました。いかに今までのシステムと同じような操作性のシステムを開発できるかということが一番の課題ですね。会計システムですし会社の決算にも影響しますので、ミスやトラブルなどがないようにすること。今までの使い慣れたシステムに近い動きをすることが必須でした。

坂東様：それに伴い「ManageOZO」にはないような機能、予算管理・購買・売り上げの伝票まで入れられるようにカスタマイズしています。特に購買システムは「ManageOZO」には実装されていない機能ですが、実際の業務に合わせた形で提案していただき、開発していただきました。かなり大きなカスタマイズとなり、ベンダーさん泣かせだったんじゃないかと思います。

– トラブルなどは大丈夫でしたか？
中野様：最初の頃はデータがどこにいったかわからなくなったというようなことがありました。マニュアルを作っても、前のシステムに近い形にしたこともあり、直感で触ってしまう方がたくさんいたためでした。最初の1、2ヶ月はそういったことがありましたが、その後は全くそういうこともなく粛々と業務をこなしています。トラブルがなかったわけではありませんが、対応が早く、すぐに解決することができ助かりました。

坂東様：導入してから1年後に2次開発を行っています。1年使ってみて、ヒアリングをして改善点を集めました。結局のところ、大きな開発は必要なく、利便性を良くするためのものが多かったです。色を変えたり、予算管理をタイムリーにできるように修正してもらったり、使い勝手がもう一つだなと思うようなところをブラッシュアップしていただきました。表示の細かなところを直したり、印刷のときにどの部分の帳票なのかわからないというようなことをコードをつけて関連性を持たせたり、そのようなことですね。細かな使い勝手の改善を積み重ねていきました。こうしたことで、より使い勝手が良くなったように感じています。

OZO導入効果と課題

– リプレースということですが、機能的に変わったところはあり
ますか？
中野様：大きく作業や働き方が何か変わったということは聞いていませんが、検索の操作性と速度が上がって使いやすくなったということを現場から聞いています。以前のシステムでは、検索の操作性があまり良くなかったんです。検索で、1ヶ月分の全データを出そうとすると5分、10分と時間がかかったのですが、「ManageOZO」にしてからはすぐ出せるようになり 業務が効率化されました。

坂東様：担当者が変わった場合など、以前どのように処理していたかを確認したりすることや、1年に一度しかないような事例のときに、どの科目でどう処理していたかを確認したり、過去のデータを調べる必要があるんです。こうしたとき、従来のシステムでは、検索でかなり待たされて、カーソルが待ち状態になり本当に動いてるのかどうか心配になるようなことがありました。「ManageOZO」を導入してからは、ある程度絞り込んで検索すれば瞬時に出力されます。1年分を検索するにしても結構早く出力されてきます。

中野様：前のシステムでは 1 年分出力しようとするとシステム自体が止まってしまうようなこともありました。その点は本当に改善できて良かったと思っています。

• 1000名～
• ManageOZO
• 東海

一般財団法人 中部電気保安協会
従業員数：2158名（2016年4月現在）　創業：1965年