複雑な就業規則と勤務手当にカスタマイズで対応
不規則な勤務実情を持つスタートアップ企業をサポート

導入経緯

– 導入に到るまでの経緯について教えて下さい
大塚様：弊社は 2010 年に設立ですが、90年代から横河電機の1部門として事業を行ってきました。ですので、設立時といいますか、それ以前から多くの社員が横河電機の社員として勤怠管理や人事管理のシステムを使ってきました。横河電機ではそういったシステムが充実していまして、会社設立となった時、本体から切り離してもできるだけ同じようになるよう充実させたいという要望がありました。1部門が会社組織に変更になったわけですから全くのゼロからのスタートではなかったのですが、実質的にはそれに近いところから検討が始まりました。

松田様：当初は、横河電機のシステムを使わせてもらうようなことも考えましたが、使用するとなると結構な費用がかかるということがわかり、新規に導入することになりました。「ManageOZO」では、勤怠管理、人事管理、給与明細が入っていますが、もともと経理が勘定奉行を使っていて、その流れで人事も連携して奉行シリーズを導入しました。ところが勤怠に関しては、奉行シリーズでは対応できないことがわかりました。

大塚様：弊社の勤怠が複雑で、奉行の勤怠システムでは対応できませんでした。そのため「ManageOZO」を導入することになりました。

ManageOZO選定のポイント

– 「ManageOZO」を選定したポイントを教えていただけますか?
大塚様：休務就業というものがあります。前日に⾧時間労働した場合、翌日にお休みをもらってもいいという制度がありまして、ただ現実的には、⾧時間労働しているということは忙しいからであって、翌日休めるかというとそういうわけにはいかない、というのが実際のところです。そうなると休みを取っているにもかかわらず、就業しているという休務就業という勤怠の運用が発生します。本来、休務の状態ですが、出勤しているためその分の賃金を会社は支払うことになり、その分の時間を別管理する必要があります。奉行ではカスタマイズができず対応できませんでした。「ManageOZO」でも難しい部分がありましたが、カスタマイズしていただいて対応しています。

松田様：⾧時間労働の翌日休みが取れるという規則は横河電機にそういったものがあり引き継いだものです。さらに我々の独自ルールも加えて、一層複雑になっています。カスタマイズのできないシステムでは、とても対応できません。ほかにも、休日出勤ではなく平日の残業の累計で代休が取得できる制度や、フレックスタイムにコアタイムを設けず出勤した時間から定時労働時間の7時間50分を超えた時点から残業時間として扱うようにするなど、細かく規定しています。こういった規則に対応するよう、ITCS さんにはいろいろとご無理をいいました。それから就業規則のこと以外で、経理にも人事にも奉行シリーズを導入していましたので、これらと柔軟な連携が取れることも重要でした。それらに対応できるのが「ManageOZO」だったということになります。

– 導入にあたって苦労されたところは？
大塚様：それほど大きな問題はありませんでした。初めは横河電機からの出向社員が大多数で、20名ほどが弊社の直接採用でした。この20名ほどで「ManageOZO」を使い始めて、翌年にそれまで横河電機の勤怠を使っていた出向者の約 120 名が全員移籍しまして、「ManageOZO」を使うようになりました。立ち上げは20名ほどでしたので、使い方の研修なども一度で済み、トラブルなどもありませんでした。

– 開発の部分ではいかがでしたでしょうか？仕様決定など大変だったと思いますが
大塚様：ITCS さんと相談させていただいて、なんとかしていたという感じでしたね。そういった意味では、ユーザーに使っていただくものを作ることはそれほど大変ではありませんでしたが、実際に使う前に要望通りにできているのかを検証することが大変でした。

松田様：テストユーザーを作り、いろいろなケースを一通り入力して試してみたりしました。自社で開発したシステムについては、しっかりと検証するような部署があり開発チームも含めて検証しますが、我々が社内で使うものに対してはそのルールが適用されなかったので、残念ながらテストの時に少し漏れがありました。それについてはその都度解消していくような対応を取っていただき、いろいろとご迷惑をおかけしました。

– 運用でカバーしているようなことはりませんか？
松田様：トラベルタイムの使い方などは、運用を工夫しました。出張した場合、出張先からそのまま家に帰った時など、時間外ではありますが拘束された移動時間ということで、その時間についても賃金が決まっています。その移動時間をトラベルタイムといっていますがその申請をどうやってやるか、入力に工夫をしました。ITCS さんには、いろいろとアイデアを出していただき助かっています。

導入効果と課題

– 導入効果についてはいかがですか？
大塚様：大変だった管理が簡単にできるようになったことが大きいです。 導入する以前はExcelを使って入力、Accessで集計していました。20 名ほどでしたのでなんとかできていましたが、いろいろ手当がありますので大変でした。簡単にできるようになったほかにも、チェック機能を付けていただき、例えば先ほどの休務就業についても、前日、休務に満たない時間しか勤務していない場合は、休務を入力できないようにしています。 チェック機能によって誤った申請が減ったのではないかと思います。導入前は、誤申請を防ぐため、申請された内容を細かく確認していましたが、システム導入後はその作業も必要なくなりました。

松田様：休みの管理や集計も簡単にできるようになったことも良かったです。有給、代休、特別休暇、勤続年数によって付与されるリフレッシュ休暇、年間に3日間取得できるフレックスホリデーなど、多くの種類の休暇がありますが、それらを全て取り込んで管理しています。休暇を取得したかどうかもすぐに集計ができるので、年度内に取ってください、といった案内も出せるようになりました。

• 100名～499名
• ManageOZO
• 関東