上場を見据え、情報共有を促進する人事労務システムを再構築
大幅な業務改善と共に内部統制・コンプライアンス強化を実現

導入経緯

– 導入前の課題および導入検討に至るまでの経緯について教えていただけますか？
上場を控え社内管理体制の見直しが行われる中、内部統制とコンプライアンス強化を図る統合的な人事労務システムの構築、特に「勤怠管理」について早急な業務改善が必要でした。当時、社員の残業管理や休暇管理はExcelで管理をしており、申請された残業時間を給与システム（給与奉行）へ入力するという大変な作業が必要で、手作業による入力ミスのリスクがありました。

また社員自身も、残業申請に必要な情報を収集するにも時間がかり、ひいては締作業にも大きな影響を与えていました。申請状況の確認、内容のチェックなど、勤怠締作業には2人がかりで丸々3日を要し、夜遅くまで残業しての作業が当たり前でした。休暇申請では、申請前に社員からまず問合せがあり、今どのくらい有休が残っているのか、その都度調べて回答しなくてはならず非常に効率の悪い状況でした。

また、Excelでの管理では、勤怠情報をリアルタイムで把握することができずマネジメントも困難な状況でした。こうした課題を解決でき、コンプライアンス強化を図れる勤怠管理システムの導入を検討することとなりました。

ManageOZO選定のポイント

– 業務ワークフローソリューションは各社から様々な製品が出ていますが、「ManageOZO」を選定したポイントを教えていただけますか？
当社の業務に合った運用が可能か、また社員にとって使用感はどうか、様々な角度から検証を行った結果、いくつかの課題が見えてきました。その課題がシステム選定の要件となったのです。例えば残業管理では、ManageOZOは申請と実績の差異が生じた場合、システム上で容易に確認できるため、残業管理に要していた時間の削減が見込めました。

また、当社は基幹業務に奉行シリーズを採用しています。同様に、当社の顧客には奉行ユーザーが非常に多く、そのため奉行シリーズとの親和性をかなり重要視していました。今後を考慮した上でも奉行シリーズと連携がとれることには大きな
意味があり、ManageOZOはそれが可能なところです。

そしてManageOZOは、勤怠管理だけでなく、経費管理や人事管理など統合的な運用へ拡張できることも大きなポイントとなりました。当社の業務内容に合致しており、システム要件にもしっかり対応できること、そして今後のソリューション提案活動も見据えたうえでOZOであれば様々な効果が期待できると確信が持てましたのでOZOの導入を決定しました。

導入効果と今後の展望

– 「ManageOZO」導入によって業務がどのように変わったか教えて頂けますか？
ManageOZOを導入したことで、確認作業が日々行えることから作業負荷も分散され、締作業にかかる時間も大幅に減りました。
残業申請は事前申請が徹底され、残業時間もリアルタイムで集計されるようになり、承認の判断も容易になりました。休暇管理もMangeOZOで管理できるようになり、有休取得状況や残日数など社員自身で照会できるため、総務へ問合せする必要が無くなり、その対応に使われていた時間も有効に使えるようになりました。各種申請状況もManageOZO上で容易に検索・確認することができます。

また、勤怠締後の集計業務が自動化され、給与計算システムへのデータ連携までが一連の作業で行えるので、ヒューマンエラーのリスクも無くなり業務自体の品質も上がりました。当社は2013年2月JASDAQ に上場しました。上場審査では勤怠管理の方法についても審査があり、ManageOZOで日々管理できていることもコンプライアンス強化が行えていると評価を受けました。

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