直観的 UI と勤怠アラート機能が毎⽇の運⽤業務を効率化
勤怠締め処理を前倒しして、⽉次損益、決算の早期化も実現

株式会社Newデイシス

株式会社Newデイシス

地域:東海/ 業種:受託開発ソフトウェア業/ 従業員規模:100名~499名
導入サービス : ManageOZO

【お話をお伺いした方】
業務統括部 副統括部 部長 / 佐藤 氏
業務統括部人事総務担当 / 鵜飼 氏

こちらの企業を含めた、ManageOZOの導入事例を
まとめた資料をダウンロードいただけます。

 

導入経緯

– 導入に到るまでの経緯について教えて下さい
佐藤様:勤怠管理・給与計算業務用のパッケージを導入する検討を始めたのは約 6年前のことです。当社はもともとITの会社ですので、勤怠管理等のシステムも自社で作ることができ、実際当時は自社製システムを運用していました。ところが、運用開始後のアップデートが追いつきません。いくらITに強いとは言っても、勤怠管理システムがお金を稼いでくれるわけではありませんので、どうしても対応が後手に回ってしまうのです。それがパッケージ導入検討を始めた動機です。

– 具体的にはどのようなアップデートが必要とされたのでしょうか?
佐藤様:関連法令、たとえば労働基準法等の改正は頻繁にありますので、それに応じて勤怠管理システムも更新しなければなりませんでした。ですから、そのような必須のアップデートに対応できることが第1の課題でした。

– それ以外にも解決すべき課題はありましたか?
佐藤様:勤怠管理システムのデータを給与計算システムに連携させることが出来ず、手作業でのデータ転記業務に毎月多くの労力がかかっていました。これを解消することが第2の課題でした。

– パッケージ導入への反対意見はありませんでしたか?
佐藤様:⾃社でも作れるし実際今まではそうしてきたわけですから、反対の声はありました。しかし、それでは最も重要な第1の課題を解決できません。また、⾃前で作っていたら世の中の標準というかトレンドといったものが⾒えなくなることも感じていましたので、作らずにパッケージを導入する方針で最終的に社内をまとめました。

 

OZO選定のポイント

– 「ManageOZO」を選定したポイントを教えていただけますか?
佐藤様:おおまかに次の3項目を重視しました。
・基準1:関連法令の改正に機敏に対応されること
・基準2:給与処理等を⾏う既存のシステムと連携できること
・基準3:直観的に使いやすいUIを備えていること
基準1、基準2はそれぞれ⾃社製システムでできていなかった第1、第2の課題への対応です。基準3はシステムの移⾏にともなうユーザー教育コストや運⽤ミスを減らすために重要であろうと考えた項目です。従業員が毎日入力していく勤怠システムを使うのに、そのたびにマニュアルを読んではいられませんので、直観的に入力できることが必要でした。

鵜飼様:私はもともと他社で人事関係のシステムを作る側の仕事をしていましたが、それと比べても、細かいところでよく考えられていて直観的に迷わず使えるUIで、助かっています。従業員からの不満の声もほとんどありません。

 

導入効果と課題

– ManageOZO の導入で苦労した点と、得られた導入効果を教えて下さい
佐藤様:導入決定後運用開始までの半年の間に、システムに詳しくないユーザーを導入プロジェクトメンバーに引き込んで、使う側の目線でワークフローを考え、手順書を作って、教育体制を整えました。導入準備中には ITCS様のご担当者様から大いにご協力をいただけたこともあって、運用開始まではあまり苦労しませんでした。苦労しているのは、運用開始後にルールを守ってくれない従業員がいる、といったところです。それも運用ルールに縛りをかけられるという、機能的に優れた仕様のおかげで助かっています。

鵜飼様:自社製システムにはなかったアラート機能が便利でとても助かっています。たとえば社員が規則以上の残業をしていたら、上司や本人に注意喚起したり手続きをしてもらう、そのためのルールを設定しておくとアラートを出してくれるので、毎⽇の運⽤が楽になりました。必要なルール設定の⾃由度も⾼いので助かりますね。

– 工数削減などの数値的な効果はどのぐらいありましたか?
佐藤様:第2の課題だった膨⼤なデータ転記作業の解消が⼤きいですね。以前は勤怠のデータを給与計算に渡すために3人がほぼ半⽉がかり、約40人⽇かかっていました。CSV 出⼒機能がないから画⾯を⾒ながら手⼊⼒で転記するとか、集計機能が無いので電卓を叩くとか、そんな不⽑な理由で手間がかかっていたのです。ManageOZOを導⼊したことで不⽑な単純作業は不要になり、現在では10人⽇ぐらいまで減らすことができました。既存システムとの連携性が⾼いのは本当に助かります。

– その他に、予想していなかった効果も得られたとのことですが、具体的には?
佐藤様:決算の早期化です。会社の施策を、必要な時に機敏に修正していくためには経営陣が会社の経営実態を素早く把握できることが求められます。労務費を集計して⽉次の損益計算書に反映させるまでのリードタイムが短くなった分、決算の早期化にもつながりました。このことは事前には予想していなかった効果なのですが、管理会計上、⼤きな意味がありますね。

株式会社Newデイシスのロゴ

株式会社Newデイシス
従業員数:152名(2015年1月現在) 創業:2007年