旧来の複雑なシステムを「ManageOZO」で一本化
システム運用もスリムに効率化！

株式会社三晃社

地域：東海/　業種：広告業/　従業員規模：100名～499名
導入サービス : ManageOZO

【お話をお伺いした方】
経営管理局経営管理部部長/閼伽井（あかい）氏

こちらの企業を含めた、ManageOZOの導入事例を
まとめた資料をダウンロードいただけます。

導入経緯

– 導入に到るまでの経緯について教えて下さい
当社は、早くからシステム化が進められていまして、1970 年代にメインフレームの販売管理システムを導入しています。これはパンチャーによる売上、仕入入力及び請求処理などを行うシステムです。このシステムを長く使ってきて、2000 年頃に、この販売管理システムから日常業務の部分を切り離し、パソコンを使ったワークフローシステムを構築します。伝票入力など日常業務はワークフローで行い、データをメインフレームのシステムに渡し集計処理を行うという仕組みで業務を行っていました。2003 年に、メインフレームのシステムでやっていた集計処理を、パソコンのワークフローシステムに移行し一本化しました。さらに 2005 年に、販売管理システムとは別の経費を管理するワークフローシステムを新規に導入します。販売管理システムで処理したデータを、新しい経費管理システムに引き渡すような仕組みになりました。こうして 2 つのシステムで業務をこなしていましたが、すぐに問題が発生しました。問題というのは、ブラウザや OS のアップデートです。

メインフレームをパソコンに移行したことで OS に依存している部分が多くありました。ことに最初に導入したワークフローシステムでは、入力にブラウザを使っていて IE（Internet Explorer）6 でした。そのころからセキュリティの問題などが大きくなり IE や OS の大幅なアップデートが、頻繁に行われるようになりました。かなり苦労しながら何とか対応して運用して来ましたが、限界が来ます。対応できないとなると、システム自体を新しくするしかありません。全体を一気に刷新できればいいのですが、販売管理システムに不具合が発生すると業務全体が止まってしまう恐れがあるので、最初は経費管理システムだけを切り替えることにしました。それが2010年のことで、このとき ITCS さんにお願いしたのがお付き合いの始まりです。その後、2013 年になってから販売管理システムも ITCS さんでやっていただいて、今では両方の切り替えが完了しました。振り返ってみると、2000 年代初めから常時システムの一部を作り直しているような状態でした。

OZO 選定のポイント

– 「ManageOZO」を選定したポイントを教えていただけますか？
OS のセキュリティの問題ということがあり、導入期間が非常に短いという課題がありました。保守切り替えの期日が迫っていたので、限られた時間の中でどこまでできるかということが大きな問題でした。2、3のベンダーを候補に考えていましたが、ITCSさんは、限られた時間の中でもしっかり対応してくれると考えました。というのも、担当の方がシステムについても当社の業務についても、とてもよく理解してくれたためです。私は、SEの職務経験があり、スタッフにももう 1人SE出身の者がおります。ITCSさんは、テクニカルな話がしやすく、非常に助かりました。早い段階で複雑なシステムをイメージしていたようで、こちら側の事情をよく理解して下さり要求に対してすぐ解決法を提示していただけました。当社の複雑なシステムと業務について、両方をわかってくれる方がいるということが非常に心強かったです。

また、開発元であることも魅力でした。システム更新の発端が OS アップデートへの対応だったわけで、今後も OS のアップデートに追随していけることが重要なわけです。「ManageOZO」を開発しているのであれば、OS のアップデートにも相当対応してくれるのではないかと期待して選びました。トラブルが発生した場合でも開発元なら安心です。他社製品を担いで持ってきているようなベンダーさんでは、当社の場合、複雑なシステムですから、問題が出たときの解決に時間や手間がかかってしまうのではないかと危惧していました。

– 「導入にあたって苦労されたところは？
これまで使ってきた古いシステムとの連携が大きなポイントでした。販売管理システムという以前から使っているシステムがあり、それを引きずりつつワークフローを乗せて、そのワークフローの部分だけを替えてということをやって来ています。そのため一番古いシステムの仕様がそのまま残ってしまいました。ワークフローを乗せ替えるとしても古いシステムの仕様に合わせて作る必要があるので、それ自体も昔のシステムに、コード体系などですが、引っ張られることになります。次に替えるときも古い仕様が残っているため、また引っ張られる。この繰り返しでした。問題はデータのコンバージョンです。コンバージョンのタイミングだけ暫定的に行う操作が発生します。引き渡しのときには、古いシステムと新しいシステム、部分的に二重処理になる場合もあります。担当者は、よく整理しておかないと処理を間違う可能性があり、緻密にサポートするようにしました。

また、現場の利用者が新しいシステムに対し「これは使いたくないな」と少しでも思うようであればリプレースはうまくいかないので、その辺りにも神経を使いました。現場としては、使い方を変えて欲しくないわけです。画面の形は変わっても、項目などは踏襲していなければならないし、労力が減る方向でなければなりません。一方、管理する側としては費用を使って新しくするのであれば、新しい機能やもっと良くなること、もっと便利になることを求めています。このバランスが難しかったです。インプットは少なく、アウトプットは多く、という二律背反を要求されているわけです。細かな仕組みと画面上の改善を繰り返しました。落とし所を見つけるため、管理者、利用者双方への説得と小さな改善の積み重ね。大変でした。

導入効果と課題

– 導入効果についてはいかがですか？
システムを一本化することができたことがとにかく良かったです。一本化するために「ManageOZO」では標準機能にない、かなり難しい処理も作り込んでいただきました。販売管理システムを統合し、入金消込機能を追加したり、月次処理と予算管理機能を統合させるなど、本来の機能とは全く別の処理をカスタマイズしていただき行っています。一本化したことで、従来はバッチ処理だったものがリアルタイムで確認することができるようになりました。

また、システムが一本化されたため、これまで長い間バラバラに稼働していたサーバーが初めて一本化されて、費用がかなり抑えられました。コスト削減の効果は非常に大きかったです。システムが統一されたため、トータルでサポートしていただけるようになり、メンテナンス性も良くなりました。これまでならば、システムそれぞれやっていたメンテナンスが「ManageOZO」の中だけでできることになり、手間もコストも削減できました。運用フェーズに入ってからも、保守サービスを活用して安定した運用ができています。統一するにあたり、古いシステムから継続していた不便なところを若干ですが見直しすることもできました。これも良かった点です。バラバラだったシステムを、シンプルな形に近づけることができました。